Voorafgaand aan het publiceren beschikken auteurs over alle rechten op hun wetenschappelijke werk. Nadat een uitgever een werk geeft geaccepteerd voor publicatie wordt een auteur gevraagd deze rechten over te dragen. Dit zorgt ervoor dat auteurs worden beperkt in wat ze met hun onderzoeksresultaten kunnen doen, waaronder het open access beschikbaar maken van artikelen. Daarom heeft cOAlition S de Rights Retention Strategy (RRS) ontwikkeld, waarmee auteurs in staat worden gesteld om aan de open access eisen van hun onderzoeksfinanciers te voldoen.
Onderzoeksfinanciers zoals NWO en de Europese Commissie (Horizon Europe) eisen onmiddellijke open access, met een CC BY-licentie, voor alle peer-reviewed wetenschappelijke publicaties. Om aan deze eisen te voldoen, hebben onderzoekers vier opties:
- Publiceren bij een tijdschrift dat deel uitmaakt van één van de nationale Read & Publish overeenkomsten en waar de publicatiekosten al zijn gedekt,
- Publiceren bij een Diamond open access tijdschrift of platform, waarvoor geen publicatiekosten hoeven te worden betaald.
- Publiceren bij een tijdschrift of platform dat de betaling van een Article Processing Charge (APC) vereist voor de open access beschikbaarheid en het onderzoeksbudget gebruiken om deze publicatiekosten te betalen.
- Gebruik maken van de RRS om het recht te behouden het Author Accepted Manuscript (AAM, de definitieve versie zonder vormgeving van het tijdschrift), of eventueel de Version of Record [1] (VoR, de definitieve gepubliceerde versie met vormgeving van het tijdschrift), onmiddellijk open access beschikbaar te maken – met een CC BY licentie – op de EUR Research Portal.
Het doel van de RRS is onderzoekers in staat te stellen voldoende intellectuele eigendomsrechten op hun werk te behouden. Door gebruik te maken van deze strategie kunnen auteurs het AAM (of eventueel de VoR) deponeren in de institutionele repository, met een CC BY licentie en zonder embargo, zodat ze hun onderzoek kunnen delen met collega's en kunnen gebruiken in hun onderwijs. Onderzoekers die gebruik willen maken van de RRS moeten de uitgever vooraf informeren over hun verplichtingen tegenover de onderzoeksfinancier.
Wat onderzoekers moeten doen
1. Vermeld bij het indienen van het manuscript één van de volgende teksten in een brief, op de eerste pagina van het manuscript of in de ‘acknowledgements’ (verantwoording):
Voor NWO-subsidies: "Deze publicatie maakt deel uit van het project [naam project] (met projectnummer [projectnummer invoegen]) van het onderzoeksprogramma [naam programma invoegen] dat (mede) is gefinancierd door de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO)."
Voor EU (Horizon Europe) subsidies: "Dit werk wordt gefinancierd door de Europese Unie in het kader van de Horizon Europe-subsidie <subsidienummer>. Zoals uiteengezet in de subsidieovereenkomst, moeten begunstigden ervoor zorgen dat uiterlijk op het moment van publicatie, via een vertrouwd repository, open toegang wordt verleend tot de gepubliceerde versie of het definitieve, peer-reviewed manuscript, onder de laatst beschikbare versie van de Creative Commons Attribution International Public License (CC BY) of een vergelijkbare licentie. CC BY-NC, CC BY-ND, CC BY-NC-ND of vergelijkbare licenties kunnen worden toegepast op langere werken."
Ook als je onderzoek niet wordt gefinancierd door NWO, de Europese Commissie of een ander lid van COAlition S, kan je de RRS gebruiken. Stuur dan de volgende verklaring mee bij het indienen van je manuscript: "Ten behoeve van open access zal een CC BY licentie worden toegepast op het Author Accepted Manuscript dat voortkomt uit deze inzending”.
2. Uitgevers kunnen al dan niet aangeven dat ze akkoord gaan met deze voorwaarde. In beide gevallen kan het nodig zijn om te onderhandelen en hun standaard overeenkomst aan te passen of een addendum toe te voegen. Wanneer de uitgever je een overeenkomst voorlegt, bijvoorbeeld een Copyright Transfer Agreement of een License to Publish, lees deze dan kritisch door om te controleren of er voorwaarden in staan die in strijd kunnen zijn met de open access voorwaarden van de subsidieovereenkomst met je onderzoeksfinancier. Onderteken niets waardoor je later moet kiezen tussen het schenden van je subsidieovereenkomst of de voorwaarden van de uitgever. Als de overeenkomst die is voorgelegd door de uitgever niet acceptabel voor je is, onderhandel dan over wijzigingen, vraag om een waiver, of zoek een ander tijdschrift dat je wel toestaat open access te publiceren.
3. Na acceptatie van je manuscript, pas de CC BY licentie toe door de tekst "CC BY 4.0" en/of het CC BY logo toe te voegen aan de AAM en upload deze in de Pure Repository. Wanneer je je werk registreert in Pure, zorg er dan voor dat je de CC BY licentie ook toevoegt aan de recordregistratie. Neem contact op met het EUR Library Open Access and Publication Support Team als je hierbij hulp nodig hebt.
Bekijk ook de sjablonen van cOAlition S voor andere manieren om met je uitgever te communiceren over de RRS.
Uitdagingen en knelpunten
Hoewel veel uitgevers de overgang naar volledig en direct open access begrijpen en zelfs onderschrijven, kunnen sommige uitgevers terughoudend zijn om auteurs delen van hun auteursrecht te laten behouden. Het kan hierbij helpen om uit te leggen dat open access een voorwaarde is van je onderzoeksfinancier.
Uitgevers kunnen met verschillende reacties komen als ze niet het recht willen verlenen om de AAM (of de VoR) onder een open access licentie te publiceren. Voorbeelden hiervan zijn:
- Je werk doorsturen naar één van hun open access tijdschriften. Een uitgever kan aanbieden om je inzending te publiceren in een ander, volledig open access tijdschrift dat beschikbaar is binnen hun catalogus. Dit zal voldoen aan de eis van je onderzoeksfinancier en zal ervoor zorgen dat het artikel onmiddellijk open access beschikbaar zal zijn. Dit betekent echter wel dat je zal publiceren in een ander tijdschrift dan je van plan was en voor mogelijke extra kosten (APC) komt te staan. Je moet zelf beslissen of dit voor jou acceptabel is.
- Je vragen om een APC te betalen. Een uitgever kan aanbieden het artikel open access te publiceren op voorwaarde dat jij, als auteur, de APC betaalt. Je kunt dit misschien financieren uit je onderzoeksbudget of andere bronnen. Als je dit budget niet hebt of deze kosten niet op een andere manier kunt financieren, accepteer deze voorwaarde dan niet. Dit betekent dat je misschien een ander tijdschrift moet zoeken om je artikel in te publiceren.
- Je een contract aanbieden dat in strijd is met de overeenkomst van je onderzoeksfinancier. Zoals al eerder aangegeven; ga niet akkoord met een contract dat in strijd is met de voorwaarden in je subsidieovereenkomst.
- Je inzending afwijzen vanwege je open access eisen. Zoek in dit geval een ander tijdschrift om in te publiceren.
Mocht je met dergelijke praktijken te maken krijgen, neem dan contact op met het EUR Library Open Access and Publication Support Team voor advies. Je staat volledig in je recht om je auteursrecht te behouden en hoeft niet akkoord te gaan met de eisen van de uitgever.
Journal Checker Tool
De Journal Checker Tool is een hulpmiddel, gefinancierd door cOAlition S, dat de verschillende opties laat zien om je onderzoek te publiceren op een manier die in overeenstemming is met de open access voorwaarden van de onderzoeksfinanciers die lid zijn van cOAlition S. Je hoeft alleen maar de naam van een tijdschrift naar keuze, je onderzoeksfinancier en instelling in te voeren om te zien of deze combinatie in overeenstemming is met Plan S en welke publicatieopties er voor jou beschikbaar zijn.
Meer informatie over de werking van de Journal Checker Tool vind je hier.
Meer informatie
Het EUR Library Open Access and Publication Support Team is beschikbaar om vragen te beantwoorden over publiceren, open access en de RRS.
Mocht je hulp nodig hebben, neem dan gerust contact met ons op via: openaccess@eur-nl.libanswers.com
[1] In plaats van het Author Accepted Manuscript kunnen auteurs er ook voor kiezen om de RRS toe te passen op de Version of Record. Hoewel de uiteindelijke gepubliceerde versie de voorkeur heeft bij open access, kan het eenvoudiger en haalbaarder zijn om uitgevers de RRS op het Author Accepted Manuscript te laten accepteren.