Nabijheidslens over structurele samenwerkingen
Geschreven door: Hedi Westerduin
Datum: 01-09-2022
Wat is nabijheid?
Nabijheidsdimensies bieden een lens om de voorwaarden voor een succesvolle samenwerking (bijv. via coproductie of co-design) en processen van relatievorming te identificeren en te belichten, eerder dan de evaluatie van outputs of outcomes van academische projecten. Het begrip nabijheid wordt in de innovatieliteratuur vaak gebruikt om te verklaren waarom kennisoverdracht en/of samenwerking tussen verschillende organisaties succesvol is. Het beschrijft meestal de uitwisseling tussen organisaties en tussen kennisinstellingen en het bedrijfsleven. Historisch werd het vooral beschouwd als een ruimtelijke dimensie: kleinere geografische afstand of het actief regelen van fysieke ontmoetingen zullen waarschijnlijk leiden tot meer kennisoverdracht en samenwerking. In de loop der tijd is een breder scala aan nabijheidscategorieën ontstaan, elk met een eigen definitie en operationalisering (voor een overzicht zie Knoben & Oerlemans, 2006). In navolging van Boschma (2005) onderscheiden we de volgende vijf dimensies van nabijheid (voor meer details, zie de paragraaf 'hoe'):
- Geografische nabijheid - De ruimtelijke of fysieke nabijheid tussen actoren.
- Sociale nabijheid - Sociaal ingebedde relaties tussen actoren.
- Organisatorische nabijheid - De mate van overeenkomst (of goede coördinatie) in organisatorische logica's, routines, methodologieën, praktijken, bestuur en stimuleringsmechanismen.
- Cognitieve nabijheid - Gelijkenis in kennisbasis tussen verschillende actoren.
- Institutionele nabijheid - Door mensen bedachte elementen die de interactie tussen individuen en groepen op macroniveau structureren.
Het is belangrijk op te merken dat nabijheid een dynamisch perspectief betreft: de mate en de mix van nabijheid verandert in de loop van de tijd. Zo kan geografische nabijheid sociale nabijheid stimuleren, omdat korte geografische afstanden sociale interactie en het opbouwen van vertrouwen bevorderen. De noodzaak om elkaar regelmatig face-to-face te ontmoeten kan dan weer afnemen als de relatie eenmaal is opgebouwd (Boschma, 2005; Heringa et al., 2014).
Waarom zou het gebruikt moeten worden?
Om de huidige complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken is samenwerking nodig tussen wetenschap, overheid, bedrijfsleven en maatschappelijke belanghebbenden. Nabijheidsdimensies kunnen een nuttige lens bieden om kennisuitwisseling en/of samenwerking tussen verschillende organisaties beter te begrijpen, te evalueren en te organiseren. De mate waarin een bepaalde mate van nabijheid (of afstand) als procesvoorwaarde wordt gerealiseerd, kan een belangrijke - mogelijk noodzakelijke - factor zijn bij het bereiken van een impactdoelstelling. Dit type procesmatige evaluatie kan sterke en zwakke punten helpen identificeren en zo helpen beoordelen hoe de opzet van een samenwerking, inclusief de mix van nabijheden, aansluit bij de praktische invulling en ervaring van de betrokkenen. Bovendien biedt het een lens om aan te geven welke dimensies van nabijheid (of afstand) aandacht verdienen om samenwerkingsprocessen in de toekomst te versterken.
Bij het gebruik van een nabijheidslens is het belangrijk een aantal opmerkingen te maken. Nabijheidsdimensies bieden eerder een analytische lens dan een praktische leidraad. Een nabijheidslens kan helpen bij het conceptualiseren en identificeren van voorwaarden om samenwerkingsprocessen te verbeteren, maar niet bij de concrete vertaling naar praktisch toepasbare acties.
Wanneer moet het worden gebruikt?
Nabijheid kan een nuttige lens zijn binnen structurele samenwerkingsverbanden of onderzoeksprojecten op langere termijn met elementen van co-creatie, actieonderzoek, transdisciplinair onderzoek, living labs, of andere vormen van samenwerkingen. De nabijheidslens geeft inzicht in processen van interactie, productie en overdracht van kennis en relaties tussen actoren. Deze lens kan nuttig zijn aan het begin van het opzetten van een samenwerking of samenwerkingsproject (ex ante), of tijdens het samenwerkingsproces (ex durante) om het ontwerp van de samenwerking te informeren of te verbeteren.
Merk op dat de vereiste mate van nabijheid voor succesvolle samenwerking mettertijd kan veranderen als gevolg van veranderende mechanismen en dynamiek tussen samenwerkingspartners. Wees je ervan bewust dat deze dynamiek de opzet van jouw beoordeling en de conclusies die je trekt, kan beïnvloeden.
Hoe kan het gebruikt worden?
Nabijheidsdimensies kunnen helpen bij het gesprek over de voorwaarden voor succesvolle samenwerking in relatie tot jouw impactdoelstellingen en het ontwerp van jouw samenwerking. Aan dit alles ligt de overtuiging ten grondslag dat het aangaan van productieve interacties met belanghebbenden leidt tot maatschappelijke impact. Actief nadenken over en bepalen van de voorwaarden die bijdragen tot kennisuitwisseling helpt de inspanningen af te stemmen op productieve interacties die er uiteindelijk toe bijdragen dat een project maatschappelijke impact heeft.
Om de voorwaarden voor productieve interacties in overeenstemming met een nabijheidslens in kaart te brengen, geeft de volgende tabel een overzicht van de belangrijkste aspecten van de wisselwerking tussen nabijheid en afstand binnen vijf dimensies van nabijheid (gebaseerd op Boschma (2005) en Knoben & Oerlemans (2006)).
Geografische nabijheid - de ruimtelijke of fysieke nabijheid tussen actoren | |
Achtergrond | Nauwe (absolute en relatieve) ruimtelijke afstanden bevorderen contacten, ontmoetingen en impliciete kennis. Vooral belangrijk bij het opzetten van samenwerkingen, waar het andere nabijheidsdimensies kan stimuleren. Te veel geografische nabijheid kan echter de innovatieve verzwakken en het inspelen op nieuwe ontwikkelingen belemmeren. |
Te overwegen aspecten | Gedeelde werkruimte, vaste en/of wisselende vergader- en evenementenlocaties, plaatsen in ontmoetingsplekken, reistijd, bereikbaarheid en toegankelijkheid. |
Sociale nabijheid - Sociaal ingebedde relaties tussen actoren | |
Achtergrond | Vertrouwensrelaties (vriendschap, ervaring, achtergrond) stimuleren interactief leren en over impliciete kennis. Te weinig sociale nabijheid kan leiden tot een gebrek aan vertrouwen en inzet, terwijl te veel sociale nabijheid kan leiden tot onderschatting van opportunistisch gedrag van een vertrouwde partner en zorgt daardoor voor uitsluiting met nieuwe ideeën of kwaliteiten. |
Te overwegen aspecten | Opleidingsniveau, voorafgaande kennismaking, bestaande, overlappende of open netwerken en aspecten vertrouwen en transparantie tussen actoren. |
Organisatorische nabijheid - De mate van overeenkomst (of goede coördinatie) in organisatorische logica' methodologieën, praktijken, bestuur en stimuleringsmechanismen. | |
Achtergrond | Organisatorische nabijheid kan bijdragen tot de uitwisseling van complementaire en complexe kennis en tegelijkertijd opportunisme verminderen. De eenvoudigere interactie en coördinatie als gevolg van organisatorische nabijheid is vooral nuttig bij het opzetten van een nieuwe samenwerking. Te veel organisatorische nabijheid kan echter het leren en de innovatie ondermijnen wegens een gebrek aan flexibiliteit en het risico op het vasthaken in specifieke relaties, wat de toegang tot andere nuttige informatie kan belemmeren. |
Te overwegen aspecten | Timing en tempo van organisatieprocessen, normen, waarden, belangen en culturele verschil tussen organisaties. |
Cognitieve nabijheid - Gelijkenis in kennisbasis tussen verschillende actoren | |
Achtergrond | Om effectief te communiceren en kennis over te dragen, hebben de actoren vergelijkbare referenties nodig. Een gedeelde kennisbasis, begrip en deskundigheid hebben betrekking op de manier waarop de wereld waarnemen, interpreteren, begrijpen en evalueren. Samenwerkingspartners moeten dicht genoeg bij elkaar staan om elkaar te begrijpen en efficiënt te communiceren, maar toch ver genoeg uit elkaar om een innovatieve samenwerking met complementaire kennis en creativiteit tot stand te brengen. Zo wordt een tunnelvisie vermeden. |
| Te overwegen aspecten | Opleiding, bekendheid met wetenschappelijke methoden en overeenkomst in professionele, theoretische en praktische kennis |
Institutionele nabijheid - Door mensen bedachte elementen die de interactie tussen individuen en groepen op macroniveau structureren | |
Achtergrond | De mate waarin en de manier waarop actoren of organisaties hun acties coördineren is een voorwaarde samenwerking, kennisoverdracht en interactief leren. Stabiele voorwaarden voor collectieve verminderen de onzekerheid en verlagen de transactiekosten. Er moet een evenwicht worden opgesteld tussen institutionele stabiliteit, openheid en flexibiliteit: voldoende stabiliteit om sociale cohesie en gemeenschappelijke waarden tot stand te brengen en tegelijkertijd institutionele lock-in en traagheid te vermijden door open en flexibel te zijn. Institutionele nabijheid is daarom sterk verbonden met sociale en organisatorische nabijheid. |
| Te overwegen aspecten
| Zowel formele (zoals wetten en regels) als informele (zoals gemeenschappelijke waarden, gewoontes, culturele normen) elementen. |
Wat is er verkregen?
Nabijheid kan worden gebruikt als analytische lens om een beter inzicht te krijgen in factoren die interactie tussen verschillende actoren en organisaties in samenwerkingsverbanden mogelijk maken. Je verkrijgt niet noodzakelijk een tastbaar product, aangezien de toegevoegde waarde voortkomt uit het toepassen van nabijheidsdimensies als analytische lens. De verkregen inzichten kunnen echter mogelijk worden vertaald naar praktische, formele en sociale randvoorwaarden. Daarbij is het belangrijk in gedachten te houden dat er een evenwicht moet zijn in de mate van nabijheid. Hoewel elke nabijheidsdimensie de samenwerking, interactie en innovatie kan verbeteren, kan te veel nabijheid negatieve effecten hebben, zoals een tunnelvisie en exclusiviteit.
Wie is een belanghebbende en wie is betrokken bij een beoordeling aan de hand van deze methode?
Alle actoren die betrokken zijn bij het bereiken van de maatschappelijke impact doelstelling, met name degenen die verbonden zijn aan de kennisuitwisselingsprocessen. Gewoonlijk omvat dit projectmanagement, onderzoekers, begunstigden en idealiter alle belangrijke belanghebbenden (d.w.z. geraadpleegd, geïnformeerd of betrokken). Wanneer wij de nabijheidslens toepasten, was dat altijd als externe beoordelaar. Wij vonden dat een zekere afstand tot het eigenlijke werk hielp bij het gebruik van de analytische lens. Dit is goed om in gedachten te houden als je een nabijheidslens wilt toepassen op een kennisuitwisseling en/of samenwerking waaraan je deelneemt.
Bekijk de casus onderaan deze pagina, waar we een nabijheidslens hebben toegepast om structurele samenwerkingen tussen kennisinstellingen en overheidsinstanties in Rotterdam te bestuderen. Daarnaast gebruikten we de nabijheidsdimensies als analytische lens om de langlopende samenwerking tussen Nederlandse Spoorwegen (NS) en het Econometrics Institute van de Erasmus School of Economy van de Erasmus Universiteit Rotterdam te onderzoeken.
Literatuur
Boschma, R. (2005). Proximity and innovation: a critical assessment. Regional studies, 39(1), 61-74.
Heringa, P. W., Horlings, E., van der Zouwen, M., van den Besselaar, P. & W. van Vierssen. (2014). How do dimensions of proximity relate to the outcomes of collaboration? A survey of knowledge intensive networks in the Dutch water sector. Economics of Innovation and New Technology, 23:7, 689-716.
Knoben, J., & L. A. G. Oerlemans. (2006). “Proximity and Inter-Organizational Collaboration: A Literature Review.” International Journal of Management Reviews 8 (2): 71–89.
Evaluating a knowledge infrastructure between knowledge institutions and government agencies in Rotterdam
Written by: Hedi Westerduin
Date: 01-09-2022
Duration: This research project took place between February 2021 and December 2021
Stakeholders: Gemeente Rotterdam and Erasmus Universiteit Rotterdam
ESI researchers: Jorrit Smit and Hedi Westerduin
In this evaluative study on structural collaborations between the municipality of Rotterdam and the Erasmus University Rotterdam (EUR), we used the concept of boundary management (Parker & Crona, 2012) and proximity (Boschma, 2005) as a conceptual lens to understand the functioning of these collaborations. Our experiences are summarized below.
A knowledge infrastructure between science and policy in Rotterdam
This study focused on a system of local science-policy collaborations in Rotterdam, also referred to as a ‘knowledge infrastructure’. Since 2010, the municipality of Rotterdam and the EUR made an investment in their relationship by initiating, stimulating and facilitating the establishment of thematically oriented structural collaborations between scientific researchers, policymakers and other relevant actors in the city. Their agreement expressed the intention to bring science closer to society and inform and support municipal policy with scientific evidence.
Evaluating Societal Impact (ESI) was requested by both parties to assess the functioning and diversity of this knowledge infrastructure. We made a case selection of eleven structural collaborations in the form of knowledge labs, academic collaborative centres and centres of expertise (from here on referred to as collaborations). Although the collaborations vary in terms of objectives, origin, funding and composition, the selection was based on four common characteristics: all collaborations included municipal policymakers and EUR researchers, received structural financial support from both parties, formalized their collaboration to some extent in the form of an agreement and all collaborations were aimed at topics of societal relevance to the city of Rotterdam.
What did the assessment consist of?
The research process was approached as ‘appreciative inquiry’, meaning that we aimed at understanding the functioning of collaborative processes and the conditions that sustain and nurture existing practices (e.g. knowledge transfer, long-term relationship building) (Douthwaite et al., 2003). The productive interactions between science, policy and practice were the object of study (Spaapen & Van Drooge, 2011).
In our analysis we approached the collaborations as hybrid research spaces (Wehrens, Bekker, & Bal, 2014) where boundaries between the relatively separate worlds of politics, policy, practice and science become temporarily or locally permeable (Guston, 2001). We used the concept of boundary management to interpret the processes that take place within these spaces: the continuous negotiation between the diverse interests and desires of heterogeneous actors (Parker & Crona, 2012). We studied what boundaries were broken down or blurred and what boundaries were simultaneously being perpetuated or even erected. We also studied how boundary management was manifested to establish and facilitate productive interactions and to what extent the way collaborative processes were organised contributed to this. To gain a better understanding of the conditions underlying cooperation in hybrid research spaces, we used dimensions of proximity (Boschma, 2005; Heringa et al., 2014) as an analytical lens. Proximity dimensions (social, cognitive, organisational and physical proximity) helped guide the conversation about conditions that enable successful cooperation in relation to the impact objectives of the collaborations and the design of their collaborative processes.
The research project consisted of document analysis, observations, 58 semi-structured interviews and two focus groups with members of the selected collaborations. To obtain a general sense of the atmosphere and the interactions within and between the collaborations we did observations at several public events. For document analysis, we used pre-designed case study formats (see report page 55) for every collaboration to order the data collected from publicly available and internal sources. From this followed an interview protocol (see report page 63) that focused on the productive interactions between heterogeneous actors (Spaapen & Van Drooge, 2011) and invited respondents to make explicit their views on what constitutes successful cooperation, how they aimed to achieve impact and to what extent they experienced this as successful (evaluative statements). Lastly, we organised two focus groups to validate and enrich findings from the interviews. After the study was documented in a report, we organised reflective sessions with a few of the collaborations to jointly reflect on the findings of the study and the lessons to strengthen cooperation in the future.
What was the result of the analysis?
By analysing the collaborations as hybrid research spaces, we observed at least four types of boundary management taking place: boundary management between 1) policy design and scientific research, 2) political decision-making and science-policy collaborations, 3) knowledge-driven policy design and implementation in practice and 4) science-policy collaborations and urban practices. Each collaboration can be understood as a unique combination of different types of boundary management carried out through various activities; for example, we found that the boundary between scientific research and policymaking blurs as scientists and policymakers design, produce and disseminate knowledge together while dissemination activities, such as workshops and expert meetings are often aimed at practitioners, citizens, or politicians. Participatory research, in which people other than scientists actively participate in data collection, analysis and interpretation, occurred in some collaborations.
Adding another interpretative layer by viewing the hybrid space through a proximity lens provided an instrumentarium to analyse the conditions that facilitate and prohibit productive interactions and knowledge exchange. We found that science-policy collaborations generate different types of proximity and can also deliberately deploy various configurations of proximity to make certain interactions and outcomes more likely. Regarding boundary management between science and policy, we found that the collaborations create spaces where social and cognitive proximity can grow organically. Conversely, strong social networks were in many cases also a condition for the establishment of collaborations. We found that physical proximity (e.g. a shared project space) can play an important role in this. At the level of cognitive proximity, a balance between distance (transparent but traditional division of roles) and proximity (continuous engagement for co-creation) seemed to be the biggest challenge. In relation to politics, we found that appropriate organizational and cognitive distance to (the agenda of) science-policy collaborations is of great importance, but sufficient social proximity is also necessary to connect with the right people at the right time. The greatest challenge for the collaborations we studied relates to boundary management towards the field of practice (e.g. policy implementation, practitioner organisations and civilians). The existence of a relatively large social, organizational and cognitive distance in this regard can explain this. Participatory research methods and explicitly seeking physical proximity have the potential to reach and involve the field of practice more actively and effectively.
The concepts of boundary management and proximity can benefit collaborations between science, policy, and practice as tools for reflection. Over the course of the project, we experienced that facilitating dialogue and exchange on the ‘who’, ‘how’ and ‘why’ of cooperation can be a learning situation in itself. Critically reflecting on this can help establish certain practical, formal and social preconditions that can be important factors for achieving an impact objective.
For more elaborate learnings please find the report ‘Bevlogen grenzenwerk, begrensde nabijheid’ and the summary (both in Dutch) below as downloadable files.
References
Boschma, R. (2005). Proximity and innovation: a critical assessment. Regional studies, 39(1): 61-74.
Douthwaite, B. et al. (2003) ‘Impact pathway evaluation: an approach for achieving and attributing impact in complex systems’, Agricultural systems, 78(2): 243–265.
Guston, D.H. (2001) Boundary organizations in environmental policy and science: an introduction. Sage Publications Sage CA: Thousand Oaks, CA.
Heringa, P. W., Horlings, E., van der Zouwen, M., van den Besselaar, P. & van Vierssen, W. (2014). How do dimensions of proximity relate to the outcomes of collaboration? A survey of knowledge intensive networks in the Dutch water sector. Economics of Innovation and New Technology, 23:7, 689-716. DOI: 10.1080/10438599.2014.882139.
Parker, J., & Crona, B. (2012). On being all things to all people: Boundary organizations and the contemporary research university. Social Studies of Science, 42(2): 262–289.
Spaapen, J. and Van Drooge, L. (2011) ‘Introducing “productive interactions” in social impact assessment’, Research evaluation, 20(3): 211–218.
Wehrens, R., Bekker, M. & Bal, R. (2014). Hybrid management configurations in joint research. Science, Technology, & Human Values, 39(1): 6–41. DOI: 10.1177/0162243913497807.