Per 1 mei 2021 heeft de Erasmus Universiteit Rotterdam een raamovereenkomst afgesloten met een nieuwe drukker, O.B.T De Bink. Conform de aanbestedingswet is het bestellen bij een andere drukwerkleverancier (en dus buiten deze raamovereenkomst) niet toegestaan.
Het contact met de drukker kan direct verlopen, maar je kunt er ook voor kiezen het contact met de drukker via het grafisch ontwerpbureau te laten lopen. Welke vorm je ook kiest, breng het grafische ontwerpbureau(s) op de hoogte van de werkwijze en je wensen over het contact met de drukker.
Contactinformatie
O.B.T de Bink
1e aanspreekpunt:
George van der Heijden – Accountmanager
Telefoon: 071 5791 839
E-mail: george@bink.nl
Leroy Monster – Ordermanager
Tel: 071-5791913
E-mail: leroy@bink.nl
2e aanspreekpunt (in geval van ziekte of vakantie):
Zeger van der Plas - Back-up accountmanager
Telefoon: 071 5791 831
E-mail: zeger@bink.nl
Adres:
Rooseveltstraat 3
2321 BK Leiden
Website:
Bekijk hieronder antwoord op de meest gestelde vragen omtrent de aanbesteding van drukwerk:
Heb je vragen over inkopen mail dan naar inkoop@eur.nl
De scope omvat waar de grens ligt van een aanbesteding en wat daarbinnen en buiten valt.
In de scope van deze aanbesteding drukwerk valt:
- Brochures
- Rapportages
- Folders
- Leaflets
- Kaarten
- Posters
- Periodieken
- Dissertaties in opdracht van ERIM
- Overig (waaronder visitekaartjes, banners, roll-ups)
Buiten scope:
Reprodienstverlening zoals printing on demand/kopieerwerkzaamheden door studenten en medewerkers, net als kantoordrukwerk (briefpapier en enveloppen) en speciaal reclamedrukwerk.
Twijfel je? Neem dan contact op met Stefan Groen via stefan.groen@eur.nl.
De Erasmus Universiteit Rotterdam gaat met al zijn nieuwe aanbestede contracten over op het bestellen via purchase-to-pay systeem Proactis. Dit doen we om vanuit één centrale plek alle bestellingen te regelen. De bestelorders worden gekoppeld met facturen. Dit zorgt voor minder fouten en werkt efficiënter.
De gehele beschrijving van hoe je drukwerk binnen Proactis kan bestellen is hier beneden te vinden bij downloads.
Let op: een voorwaarde om drukwerk te kunnen bestellen is dat je binnen je faculteit of instituut ben aangemerkt als drukwerkbesteller! Je financial controller kan je vertellen of je dit bent en anders wie binnen jouw organisatieonderdeel aangemerkt is als drukwerkbesteller.
Voor vragen over Proactis: neem contact op met de afdeling Inkoop en Contractmanagement via inkoop@eur.nl.
Heb je de handleiding doorgenomen voor het bestellen van drukwerk maar kom je er niet uit?
Neem dan contact op met functioneel beheer via e-mail adres: sap.fam@eur.nl.
Werkwijze bestellen drukwerk via Proactis
- De drukwerkbesteller doet bij OBT De Bink een offerteaanvraag via de webportaal.
Deze kun je bereiken via Proactis en druk op de tegel van OBT De Bink.
Drukbestanden lever je per SURFfilesender aan bij OBT (kleurmodellen aanleveren).
Let op: Laat je direct door één van de vormgevingsbureaus een offerte aanvragen voor drukwerk?
De vormgevingsbureaus kunnen enkel een offerte aanvragen in de webportal! De offerte bevestigen kan alleen maar een drukwerk besteller binnen de EUR doen.
Zowel vormgeef bureau als drukwerk besteller die een offerte aanvraag heeft gedaan krijgt binnen een aantal uur een bevestiging van zijn offerte aanvraag per mail. (niet ontvangen binnen een aantal uur? Bel OBT De Bink.)
- OBT stuurt een offerte per mail
- Is de offerte akkoord? Dan ga je weer naar Proactis om in te loggen in de webportaal van OBT De Bink.
- In de webportaal van OBT De Bink bevestig je de offerte aanvraag door te drukken op 'offerte bevestigen'.
- Na ontvangst van de offerte plaatst de besteller een bestelling in Proactis, met referentie naar de offerte. Het offertenummer dien je hierbij te vermelden. De offerte voeg je toe als bijlage.
- Indien akkoord (er moet aan de EUR-zijde geaccordeerd zijn door de budgethouder!) dan krijgt OBT pas een opdracht (PO) bevestiging via Proactis.
- OBT De Bink ontvangt de PO en gaat aan de slag.
- Na uitvoering en fysieke ontvangst aan de EUR-zijde stuurt OBT een e-factuur.
- Als drukwerkbesteller krijg je dan de melding dat er een ontvangst klaarstaat in Proactis.
- Indien het drukwerk correct is geleverd en de factuur juist is accordeer je voor ontvangst in Proactis.
- De e-factuur hoeft nu niet meer te worden goedgekeurd door de budgethouder (want die heeft de bestelling al goedgekeurd) en wordt betaalbaar gesteld.
In het programma van eisen van de Europese aanbesteding is het volgende beschreven:
Drukwerk leveringen* (*programma van eisen: 87 aanbestedingsdocument)
Op basis van offset geldt voor regulier drukwerk (brochures, folders, leaflets, kaarten, promotioneel drukwerk, posters, periodieken) een doorlooptijd van maximaal 6 werkdagen.
De doorlooptijd vangt aan op het moment dat de ontwerper een definitieve C-PDF bij de drukker aanlevert. In geval de ontwerper op een werkdag vóór 12.00 uur de C-PDF aanlevert bij drukker geldt dit als de eerste werkdag, de zesde werkdag eindigt om 16:00 uur.
Uiterlijk op de tweede dag van de doorlooptijd ontvangt de besteller namens Opdrachtgever een kosteloze analoge kleurenproef. Opdrachtgever verplicht zich om z.s.m. op deze analoge kleurendrukproef te reageren, ingeval dat de analoge kleurendrukproef vóór 12:00 binnenkomt bij Opdrachtgever, wordt dezelfde dag respons gegeven door de besteller namens Opdrachtgever.
Ingeval de analoge kleurendrukproef ná 12:00 uur binnenkomt, wordt de volgende werkdag respons gegeven. De resterende looptijd van vier werkdagen vangt aan nadat de eerste terugkoppeling is gegeven op de kleurendrukproef. Ook in geval de kleurendrukproef in eerste instantie niet akkoord is, dient te allen tijde doorlooptijd van 6 werkdagen gerealiseerd te worden. De opdracht wordt uitsluitend verstrekt ná akkoord van de definitieve kleurdrukproef.
Pas als deze goedgekeurd is mag tot drukken worden overgegaan.
Regulier drukwerk:
- Doorlooptijd is maximaal zes (6) Werkdagen
- Start doorlooptijd is ontvangst datum + tijd bij de leverancier van definitieve C-PDF
1. Als het bestand voor 12:00 is ontvangen dan geldt dag voor dag 1.
2. Als het bestand na 12:00 is ontvangen dan geldt de volgende dag 12:00 als start van de doorlooptijd. - Binnen twee (2) Werkdagen ontvangt Opdrachtgever een proefdruk.
1. Als de proefdruk voor 12:00 uur wordt aangeleverd zal de EUR dezelfde dag voor 16:00 reageren
2. Mocht de proefdruk na 12:00 worden aangeleverd dan wordt uiterlijk de volgende Werkdag voor 12:00 uur gereageerd. - De rest van de doorlooptijd vangt aan na ontvangst van de reactie van de EUR.
- Mocht de proefdruk niet worden geaccordeerd dan blijft de doorlooptijd onverkort van toepassing.
- Pas na akkoord van de proefdruk kan het drukwerk worden geproduceerd.
- Er kan alleen worden afgeweken van de genoemden termijnen als de EUR daar uitdrukkelijke toestemming voor heeft gegeven.
- Niet regulier:
drukwerk gaat in overeenstemming tussen beide partijen.
Tabel aanleveren regulier drukwerk:
- De Erasmus Universiteit neemt zijn verantwoordelijkheid voor klimaatverandering en duurzame ontwikkeling. Dit is dan ook een belangrijk punt geweest om te kiezen voor FSC-gecertificeerd papier. Meer hierover kan je lezen op: https://nl.fsc.org/nl
- Voor gestreken papier gebruikt de Erasmus Universiteit Rotterdam: Magno Satin.
- Voor ongestreken papier gebruikt de Erasmus Universiteit Rotterdam: Plano Superior.
- Beide papiersoorten mogen het FSC keurmerk dragen.
Deze standaarden zorgen voor een continuïteit in kleurdrukken van de huisstijl.
Deze zijn vastgelegd in fysieke kleurproeven.
Deze kleurproeven hebben zowel de vormgevingsbureaus waarmee de Erasmus Universiteit Rotterdam een raamovereenkomst heeft als wel de huisstijl coördinatoren per faculteit.
Ten eerste door gebruik te maken van het geselecteerde FSC papier voor de Erasmus Universiteit Rotterdam.
Wil je het FSC logo op je drukwerk hebben dan dien je rekening te houden met een aanvraag tijd van 2 dagen om dit te laten toetsen bij de FSC-commissie.
De aanvraag voor toetsing wordt gedaan door drukker OBT de Bink door te mailen naar Willem Lunshof: willem@bink.nl
Dit proces neemt gemiddeld 2 extra dagen in beslag. Houd hier dus rekening mee!
Werk je met een van de vormgevingsbureaus samen?
Om je proces geen vertraging te laten oplopen kan je ook aan de vormgevers vragen of ze vast de pagina met het FSC logo vermeld staat vast versturen naar Willem@bink.nl - OBT de Bink.
Wil je geen FSC logo gebruiken?
Dan kan je ook vermelden op het drukwerk dat het hier om FSC papier gaat. (Let op: Magno Satin en Plano Superior zijn dit dus!)
Bij ongewijzigde herdrukken hoef je niet nogmaals toestemming te vragen.
Het is belangrijk dat je je volledige bestelling in één keer afrondt (dit staat ook in de handleiding) en dus geen open offerte laat staan in de webshop portal van OBT de Bink. Het is de verantwoordelijkheid van de drukwerkbesteller zelf als die zijn offerte dus in de webshop laat staan en deze niet afrondt. Hierbij loop je dus het risico dat een andere drukwerkbesteller jouw offerte verwijdert om zijn eigen bestelling wel te kunnen plaatsen.
Zie jij dus een offerte van een andere drukwerkbesteller staan? Verzoek die besteller om het binnen één uur af te maken, krijg je geen reactie? Verwijder de andere offerte uit de portal zodat je je bestelling kan afronden.
Een visitekaartje is te bestellen via de Proactis portal.
Lees hier hoe je binnen Proactis een visitekaartje kan bestellen.
Let op: je kunt dus alleen zelf een visitekaartje bestellen als je rechten als drukwerkbesteller hebt binnen Proactis. Heb je dit niet? Dan kan je een visitekaartje bestellen via jouw collega's die binnen je faculteit zijn aangemerkt als drukwerkbesteller.
Ja, dat kan. In overleg met accountmanager George van der Heijden kan je een fysieke afspraak maken.
Mail naar: George@bink.nl
Meer informatie?
Neem contact op met de huisstijlcoördinator van jouw afdeling.
Contractmanager Erasmus Universiteit Rotterdam
- E-mailadres
- stefan.groen@eur.nl
Vragen of opmerkingen over de samenwerking tussen de Erasmus Universiteit Rotterdam en O.B.T. De Bink?
Neem dan contact op met: Stefan Groen op bovenstaand e-mailadres.