Deze richtlijn geldt van 1 augustus 2020 tot 1 augustus 2024
Aan het vastleggen, maken en publiceren van beeldmateriaal (foto’s en video’s) op de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) zijn bepaalde voorwaarden verbonden. Zowel de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) als de Auteurswet hebben betrekking op het maken en publiceren van beeldmateriaal. De privacy van studenten, medewerkers en bezoekers is te allen tijde van belang.
Daarom moet je onderstaande 5 stappen doorlopen als je van plan bent om beeldmateriaal te (laten) maken bij een evenement of een andere gelegenheid.
De EUR heeft voor het maken en publiceren van beeldmateriaal in sommige gevallen een gerechtvaardigd belang. Het belang van de EUR is dan groter dan het belang van het recht op privacy van de betrokkene. Verslaglegging van (academische) evenementen valt bijvoorbeeld onder de vrijheid van meningsuiting of journalistiek.
Documenten
- Toestemmingsformulier gebruik foto, video, audio-opnamen doc, 253.46 kB
- 09.02.2023 Toestemmingsformulier gebruik foto, video, audio-opnamen pdf, 325.62 kB
- Privacyverklaring doc, 32.97 kB
- Overeenkomst van opdracht fotografen & videografen doc, 29.97 kB
- overeenkomst-van-opdracht-ENG doc, 36.49 kB
- model-overdracht-rechten-zonder-overeenkomst-van-opdracht.docx doc, 51.52 kB
Voor het filmen of fotograferen op de campus, moet EUR je toestemming geven. Dat gebeurt middels het afgeven van een foto- en filmverklaring (lees hier meer over de voorwaarden en de stappen die moeten worden doorlopen). Voor persoonlijk gebruik van het beeldmateriaal is geen toestemming nodig. Bij openbare bijeenkomsten als promoties, oraties en buluitreikingen mag er voor privédoeleinden worden gefotografeerd en gefilmd mits hiervoor toestemming is verleend door de betreffende organisator.
Wil je beeld maken tijdens onderwijssessies of op de werkvloer? De gouden regel is dat onderwijs- en onderzoeksprocessen niet verstoord mogen worden, dus regel vroegtijdig toestemming via de voorlichter of docent. Maak aanwezigen vooraf duidelijk wie je bent, met welk doel je beeld maakt en dat aanwezigen die hier bezwaar tegen hebben niet op camera komen.
Waar mogelijk moeten deelnemers aan een evenement/aanwezigen worden geïnformeerd dat er foto- en/of video-opnames worden gemaakt. Dit kan door middel van een privacyverklaring op bijvoorbeeld:
- Het aanmeldformulier voor een evenement.
- Een bord voor de ingang van de zaal/ruimte waar de activiteit plaatsvindt.
- Een slide op een beeldscherm in de zaal.
- Omschrijving van het evenement op de website/intranet/social media.
Er kan worden verwezen naar de standaard privacyverklaring beeldmateriaal die hier te vinden is. Wijk je hiervan af, bijvoorbeeld omdat het beeldmateriaal ook door specifieke derden worden gebruikt, of omdat je de beelden langer wilt bewaren, neem dan contact op met de Privacy Officer van je faculteit.
In een aantal gevallen heb je toestemming nodig van de gefotografeerde of de gefilmde om het beeldmateriaal te publiceren. Vraag in ieder geval toestemming aan de geportretteerden als het verzamelen van het beeldmateriaal geënsceneerd gebeurt, en mensen zich er dus specifiek voor aanmelden, dan wel als je mensen er specifiek vooraf voor vraagt (bijvoorbeeld door het organiseren van een fotoshoot). Zet afspraken over het gebruik van het beeldmateriaal op papier en vraag de geportretteerde toestemming voor dit gebruik. Voor het toestemming regelen van de geportretteerde kan je het consent formulier laten invullen.
Kinderen en beeldmateriaal
Bij het maken van beeldmateriaal op gelegenheden waarbij (school)kinderen/minderjarigen aanwezig zijn, moeten de ouders in ieder geval worden geïnformeerd. Maak ook dan gebruik van het consent formulier waarbij de ouders/vertegenwoordigers kunnen tekenen voor de minderjarige. Ook voor bijvoorbeeld smoelenboeken geldt dat toestemming moet worden gevraagd als deze worden gepubliceerd.
- Als het leerlingen betreft, is de school verantwoordelijk voor het informeren dan wel het verkrijgen van toestemming van de ouders. De regels van de school over (het publiceren van) beeldmateriaal zijn het uitgangspunt. Overleg voorafgaand aan het evenement met de school waarvoor het beeldmateriaal zal worden gebruikt, zodat de school de ouders op de hoogte kan stellen.
- Betreft het een gelegenheid waarbij bijvoorbeeld medewerkers hun kinderen naar de campus brengen, dan is de EUR verantwoordelijk voor het informeren van de ouders d.m.v. een privacy statement. Wil je het beeldmateriaal gebruiken voor een ander doel dan verslaglegging van het evenement voor ouders en andere aanwezigen, dan heb je toestemming nodig van de ouders. Zet dus niet zomaar beeldmateriaal van kinderen op social media. Raad ook andere ouders af dit te doen.
Voor niet-geënsceneerde foto’s/filmpjes op de campus (bijvoorbeeld beeldmateriaal van evenementen, colleges, borrels en andere bijeenkomsten) hoeft géén toestemming te worden gevraagd. Informeer in die gevallen de aanwezigen zo goed als mogelijk (zie stap 2).
Hoe verkrijg je digitaal toestemming van een geportretteerde?
Vraag je digitaal toestemming waarbij er geen fysiek geprint consent formulier is voer dan de volgende stappen uit:
- Stuur het digitale consent formulier toe. De link naar het formulier vind je hier: https://www.eur.nl/media/96371
- Geef duidelijk in je mail aan: dat je een toestemmingsformulier mailt naar desbetreffende persoon voor de foto’s die van deze persoon zijn gemaakt.
- Bij het retour ontvangen per e-mail van het digitaal ingevulde consent formulier sla je de desbetreffende e-mail als PDF op.
- Je hebt dus twee documenten die je archiveert – een PDF van de e-mail + het digitaal ingevulde consent formulier.
Om de privacy van aanwezigen te borgen zijn instructies en contracten voor fotografen/cameraploegen opgesteld in de vorm van een overeenkomst tot opdracht (zie hier). Deze regels worden vaak al gehanteerd door fotografen/cameraploegen en spreken wellicht voor zich, maar we raden je aan deze regels bij de briefing (nogmaals) onder de aandacht te brengen. Hieronder staan een paar instructies die kunnen worden afgesproken.
Geënsceneerde beeldmateriaal:
- Laat modellen/geportretteerden van tevoren het toestemmingsformulier/consent form ondertekenen. EUR zorgt voor (voldoende) toestemmingsformulieren.
- Laat de fotograaf/cameraploeg goed vastleggen welk formulier bij welke foto hoort, bijvoorbeeld door een uniek nummer toe te kennen aan de foto of door een projectnaam op te nemen, en één van dezen op het toestemmingsformulier te vermelden, of door eerst een beeld van het individu te nemen met een naambordje, zodat duidelijk is wie erop staat. Het is belangrijk dat ook jij als opdrachtgever straks kunt vaststellen dat er toestemming is gegeven voor specifiek beeldmateriaal.
Niet-geënsceneerd beeldmateriaal:
- Als iemand wegdraait of als uit lichaamstaal blijkt dat hij/zij niet op beeld wil, respecteer dit en stop met filmen/fotograferen.
- Als je een close-up van iemand maakt, vraag daarna of hij/zij het goed vindt als het beeldmateriaal wordt gebruikt en laat eventueel het beeldmateriaal zien. Geef ook aan waarvoor het beeldmateriaal wordt gebruikt als dit bekend is en eventueel wie de opdrachtgever is. Verwijder beeldmateriaal als men hierom vraagt.
- Eventueel kun je tijdens je evenement nog het volgende doen:
- Maak geen beeldmateriaal van ruimtes die zijn afgebakend voor aanwezigen die niet op beeld willen (EUR laat van tevoren weten of deze er zijn en hoe deze kunnen worden herkend).
- Maak geen beeldmateriaal van aanwezigen die een door de organisator verstrekte niet-filmen/fotograferen button, sticker of ander voorwerp zichtbaar op hun kleding hebben (EUR laat van tevoren weten of deze er zijn en om welk voorwerp het gaat).
Auteursrechten kunstwerken
- Maak in verband met auteursrechten geen beelden van kunstwerken zonder dat daar toestemming van de makers voor is. Als het onderdeel van de achtergrond is mogen er wel beelden van gemaakt worden.
Met de inwerkingtreding van de AVG hebben individuen meer rechten gekregen om invloed uit te oefenen op hun persoonsgegevens. Omdat beeldmateriaal soms persoonsgegevens bevat, zijn deze rechten hierop van toepassing. Dit betekent dat:
- je bezwaar mag maken tegen het maken en publiceren van beeldmateriaal dat jouw persoonsgegevens bevat;
- als je toestemming hebt gegeven voor het maken en publiceren van beeldmateriaal met jouw persoonsgegevens, deze te allen tijde mag intrekken, en dus mag vragen om verwijdering van beeldmateriaal;
- je het beeldmateriaal dat jouw persoonsgegevens bevat, kosteloos mag inzien.
NB: Deze rechten gelden ook voor hard copy’s, pdf’s en andere media die niet kosteloos en/of moeiteloos kunnen worden verwijderd als deze eenmaal zijn gepubliceerd. Wees je hiervan bewust bij de keuze voor het beeldmateriaal, en kies bij voorkeur materiaal waarvan middels een toestemmingsformulier gebruik gemaakt mag worden voor dergelijke publicaties. Als jij niet zou willen dat beeldmateriaal van jezelf op die manier wordt gepubliceerd, wil een ander dat waarschijnlijk ook niet.
Voor medewerkers: meer privacy-gerelateerde richtlijnen en beleidsstukken, zie de pagina op MyEUR.
FAQ
Deze overeenkomst gebruik je als je bestaand werk van een fotograaf of videograaf wil afkopen voor het gebruik van Erasmus Universiteit Rotterdam.
Als je een fotograaf of videograaf hebt gevonden die nieuw werk voor je gaat maken, maak je gebruik van een overeenkomst van opdracht.
Dit is een standaard overeenkomst die de rechten van het gemaakte werk voor jou en Erasmus Universiteit Rotterdam waarborgen.
Heb je naar aanleiding van deze overeenkomsten nog vragen? Dan kan je een mail sturen naar: legal.advice@eur.nl