Aan het vastleggen, maken en publiceren van beeldmateriaal (foto’s en video’s) op Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) zijn bepaalde voorwaarden verbonden. Zowel de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) als de Auteurswet hebben betrekking op het maken en publiceren van beeldmateriaal. De privacy van studenten, medewerkers en bezoekers is te allen tijde van belang.
Daarom moet je rekening houden met onderstaand proces als je van plan bent om beeldmateriaal te (laten) maken bij een evenement of een andere gelegenheid.
EUR heeft voor het maken en publiceren van beeldmateriaal in sommige gevallen een gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat het belang van EUR dan groter is dan het belang van het recht op privacy van de betrokkene. Verslaglegging van (academische) evenementen valt bijvoorbeeld onder de vrijheid van meningsuiting of journalistiek.
Beeldbank & Verify
We hebben als universiteit een eigen beeldbank om beeldmateriaal op een correcte manier te bewaren en gebruiken. Ieder persoon op een foto of video moet daar toestemming voor geven. Dat regelen we via een digitaal toestemmingsformulier (consentformulier). We gebruiken daarvoor de tool Verify.
Voor beeldmateriaal in de beeldbank wordt onderscheid gemaakt in 2 soorten fotosessies:
- Fotosessies voor verschillende toepassingen, zoals onderwijscommunicatie, interne branding of wetenschapscommunicatie
- Fotosessies voor (grootschalig) events, zoals een open dag
Hieronder staat het rechtmatige proces beschreven voor het toevoegen van nieuw beeldmateriaal in de beeldbank.
Let op:
Er moet een aparte contactpersoon (faculty admin) zijn voor faculteiten/diensten om te helpen met het proces. Als er geen faculty admin is voor jouw faculteit/dienst, neem dan contact op met marketingsystems@eur.nl.
Beeldmateriaal: Verschillende toepassingen
Om de privacy en rechten van zowel de modellen als de fotograaf te waarborgen, zijn per fotosessie twee documenten vereist:
- Een overeenkomst van opdracht (voor zowel de opdrachtgever als de fotograaf)
- Een toestemmingsformulier (voor de modellen)
Stel allereerst een overeenkomst van opdracht op met de fotograaf. In deze overeenkomst leg je de afspraken met betrekking tot de fotosessie contractueel vast tussen jou als opdrachtgever en de fotograaf als opdrachtnemer. Zorg ervoor dat de overeenkomst volledig wordt ingevuld.
Voor elke nieuwe fotosessie maakt de contactpersoon binnen jouw faculteit of dienst een project aan in Verify.
Is er geen contactpersoon aanwezig voor jouw faculteit/dienst? Neem dan contact op met marketingsystems@eur.nl.
Per project kan een toestemmingsformulier (consentformulier) worden gekoppeld. Er zijn verschillende formulieren voor diverse doeleinden, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen volwassen en minderjarige modellen.
Zodra het project is gekoppeld aan een formulier, wordt er een QR-code gegenereerd. Je contactpersoon zal deze QR-code met je delen. De modellen die op het beeldmateriaal te zien zijn, moeten de code scannen om het formulier digitaal in te vullen en akkoord te geven.
Let op!
Na de eerste ondertekening ontvangt het model een e-mail. Via deze e-mail moet het formulier een tweede keer worden ondertekend. Pas dan is de toestemming officieel.
Zodra de modellen hebben ondertekend, kan de faculteitsadmin de ondertekende formulieren koppelen aan de foto’s in Verify. Vervolgens worden de foto’s vanuit Verify geüpload naar Lytho. Dit proces wordt verder beheerd door de faculteitsadmin.
De overeenkomst van opdracht moet door jou of de faculteitsadmin worden geüpload naar de beeldbank. Dit kan direct worden gedaan in de beeldbank.
Deze moet vervolgens worden goedgekeurd door de faculteitsadmin. Na goedkeuring kan de overeenkomst aan alle afbeeldingen worden gekoppeld, zodat de copyrights van de fotograaf gewaarborgd zijn. Het koppelen van de overeenkomst is ook een taak van de faculteitsadmin.
Beeldmateriaal: (Grootschalige) events
Stel een overeenkomst van opdracht op met de fotograaf, waarin je de afspraken over de fotosessie contractueel vastlegt tussen jou als opdrachtgever en de fotograaf als opdrachtnemer. Zorg ervoor dat de overeenkomst volledig ingevuld is.
Voor grootschalige evenementen is het lastig om het consent van alle deelnemers te waarborgen. Daarom wordt er geen gebruik gemaakt van toestemmingsformulieren. Als er foto’s worden gemaakt tijdens het evenement, zorg er dan voor dat dit duidelijk wordt vermeld in de evenementinformatie. Door deel te nemen aan het evenement geeft de deelnemer automatisch toestemming voor het maken van foto’s.
Het volgende document kan worden gebruikt tijdens het event.
Downloads
De faculteit admin uploadt de foto’s in Verify. Vanuit Verify worden de foto’s vervolgens geüpload naar Lytho. Dit proces wordt verder beheerd door de faculteit admin.
Is er geen contactpersoon aanwezig voor jouw faculteit/dienst? Neem dan contact op met marketingsystems@eur.nl.
De overeenkomst van opdracht moet door jou of de faculteitsadmin worden geüpload naar de beeldbank. Dit kan direct worden gedaan in de beeldbank.
Deze moet vervolgens worden goedgekeurd door de faculteitsadmin. Na goedkeuring kan de overeenkomst aan alle afbeeldingen worden gekoppeld, zodat de copyrights van de fotograaf gewaarborgd zijn. Het koppelen van de overeenkomst is ook een taak van de faculteitsadmin.
Voor medewerkers
Meer privacy-gerelateerde richtlijnen en beleidsstukken vind je op MyEUR.
Contact
Heb je naar aanleiding van deze overeenkomsten nog vragen? Dan kan je een mail sturen naar het team Legal Advice.
Heb je vragen over het proces? Dan kan je een mail sturen naar Marketing Systems.
Downloads
FAQ
Deze overeenkomst gebruik je als je bestaand werk van een fotograaf of videograaf wil afkopen voor het gebruik van Erasmus Universiteit Rotterdam.