Sinds 1 januari 2024 heeft de EUR een raamovereenkomst met Kinly, een wereldwijde systeemintegrator voor audiovisuele oplossingen. Kinly is verantwoordelijk voor het functioneel en/of technisch ontwerpen, inkopen en leveren, configureren en programmeren van eenvoudige en omvangrijke audiovisuele systemen, audiovisuele producten en het installeren van losse componenten. De EUR blijft altijd in de regie.
Om welke diensten gaat het?
De overeenkomst heeft betrekking op alles omtrent het bewegend beeld en geluid:
- Ontwerp en integratie van audiovisuele voorzieningen
- Verzorgen van animaties, videoregistraties, ondertitels en promotievideo's.
- Evenementen: voorbereiden, verhuren, organiseren en inzetten van audiovisuele voorzieningen tijdens evenementen. Inhuuropdrachten onder regie van de EUR, aanvragen en voorbereiden van geluid- en beeldcommunicatie, beeld- en geluidstechnici en ontwerp en uitvoering.
- Verkoop audiovisuele middelen & systemen
- Verhuur van losse audiovisuele items
- Geluid- en beeldcommunicatie: animatie- en grafische technieken, (3D) motion design, documentaire technieken, registratietechnieken, testimonials, studio opnamen, buiten opnamen, ondertiteling, streaming, broadcasting, holografie, AR, VR en mengvormen hiervan.
- Inhuren van Projectmanager (AV), Projectondersteuner (AV), Vormgever video (motion graphics, animaties), Geluidstechnicus, regisseur, schakeltechnicus, cameratechnicus, audio- en video-editor, AV-technicus, installatietechnicus, Solutions architect, Project engineer, PA-technicus, Media (field) support medewerker.
Aanvragen
Wil je gebruikmaken van nieuwe of bestaande audiovisuele technieken en/of middelen? Neem dan contact op met het Media Support Center. Zij verwijzen je door naar de juiste contactpersonen en begeleiden je waar nodig om tot de juiste oplossing te komen.
Proces:
- Alle aanvragen kunnen worden gedaan via een e-mail aan de MSC Helpdesk (helpdeskmsc@eur.nl) met daarin de volgende informatie:
- Data en tijden wanneer de aanvraag nodig is
- Locatie(s) waar de dienst nodig is
- Budgetnummer
- Omschrijving
- Indien nodig zal er een intake worden gepland door MSC.
- De MSC Helpdesk doet waar nodig een aanvraag bij Kinly.
- Er wordt een offerte verstrekt ter goedkeuring bij de aanvrager.
- De opdracht wordt verstrekt middels Inkooporder (richtlijnen inkoop 2020) .
- Bij eenvoudige en/of enkelvoudige opdrachten komt er een Inkooporder (PO).
- Bij complexe / meervoudige opdrachten komt er een Nadere overeenkomst (NOK) en een Inkooporder (PO).
- De prijzen zijn markt conform, middels afgesproken prijzen, tarieven en opslagpercentages. Er worden geen orderkosten in rekening gebracht. De opdrachtgever behoudt het recht om de prijs aan de markt te toetsen.
- We denken graag mee, ook over ‘slim’ inkopen, bijvoorbeeld via staffels, managed on site orders, etc.
Er is geen raamovereenkomst voor de huur van evenementlocaties buiten campus. Heb je audiovisuele voorzieningen nodig buiten campus? Maak dan gebruik van het AV-raamcontract. Het Media Support Center kan je helpen bij de vertaling van jouw wensen naar een functionele AV-vraag.
Lijst met voorkeursleveranciers
De overeenkomst met Kinly gaat ook over het leveren van diensten en het inhuren van AV-professionals. Samen met een aantal stakeholders is een lijst samengesteld met voorkeursleveranciers voor content creatie en AV-specialisten. De inhuur wordt gemakkelijker doordat er gewerkt wordt met een poule van ZZP'ers. Heb je vragen over deze lijst, mis je iemand of heb je suggesties? Neem dan gerust contact op met het Media Support Center.
Waarom deze overeenkomst?
Als publieksrechtelijke instelling heeft de Erasmus Universiteit een aanbestedingsplicht. De afgelopen jaren is op de EUR het gebruik van audiovisuele voorzieningen in de breedste zin van het woord sterk toegenomen. Daarom is er een aanbestedingstraject gestart voor een system integrator voor audiovisuele voorzieningen. Door de samenwerking met Kinly kan de EUR beter inspelen op de behoeften van studenten, medewerkers en bezoekers. Door alle AV op een centrale plek te organiseren, kunnen we goed signaleren wat er ingekocht moet worden, waar besparingsmogelijkheden liggen en wat we mogelijk kunnen afschalen.