Taakopdracht Rotterdamse HO-Commissie Studentengezelligheidsverenigingen
Overwegingen vooraf
De Rotterdamse studentengezelligheidsverenigingen en de universiteit zijn nauw met elkaar verbonden. Het merendeel van hun leden volgt immers een opleiding aan de EUR en de activiteiten van de verenigingen hebben betekenis voor het imago van de universiteit. De universiteit waardeert op haar beurt de verenigingen, erkent hen formeel en ondersteunt hen met bestuursbeurzen en anderszins.
Elke vereniging heeft een eigen cultuur die aankomende leden leren kennen in de kennismakingstijd die start na de universitaire Eurekaweek. Per vereniging verschilt dan ook de invulling van de kennismakingstijd en daarmee de fysieke en psychische belasting van de deelnemers. De samenleving verlangt echter van elke vereniging dat ze voor de aanstaande leden een veilige en eigentijdse kennismakingstijd organiseert en de risico’s minimaliseert die daaraan inherent zijn.
De universiteit ziet het als haar verantwoordelijkheid in dialoog de verenigingen bewust te maken van wat wel en niet aanvaardbaar is en hen te stimuleren de kennismakingstijd veilig te maken.
Mocht er zich toch een incident voordoen, dan verwacht de universiteit van de verenigingen volledige openheid van zaken. Het gesprek met de verenigingen hierover heeft de universiteit samen met de Hogeschool Rotterdam opgedragen aan de Rotterdamse HO-commissie Studentengezelligheidsverenigingen.
Opdracht en activiteiten
De commissie heeft de opdracht de bestuurders van studentengezelligheidsverenigingen en anderen die verantwoordelijk zijn voor de kennismakingstijd:
- Bewustheid aan te moedigen inzake de fysieke, psychische en andere risico’s en hen te stimuleren zelf die risico’s actief te voorkomen.
- Met het oog daarop afspraken te maken over de voorwaarden waaraan de kennismakingstijd ten minste moet voldoen, zodat risico’s waar mogelijk worden tegengegaan. Als de commissie daartoe aanleiding ziet, kunnen die afspraken bindend worden opgelegd.
De activiteiten van de commissie bestaan uit:
- Minimaal twee gesprekken per jaar met de studentengezelligheidsverenigingen. De eerste in mei/juni is gericht op de voorbereiding van de komende kennismakingstijd en de tweede in november/december op de evaluatie van de afgelopen kennismakingstijd.
- In de aanloop naar de kennismakingstijd de organisatie van cursussen met als doel de deelnemers bewust te maken van de fysieke en psychische risico’s, deze proberen te voorkomen en in voorkomende gevallen op de juiste wijze daarmee omgaan.
- Uitwisseling van ‘best practices’ tussen de studentengezelligheidsverenigingen.
- De commissie verricht onderzoek wanneer zij vermoedt dat zich een ernstig voorval in de kennismakingstijd heeft voorgedaan. Indien sprake is van een onaanvaardbaar incident, kan de commissie aan de colleges van bestuur voorstellen passende maatregelen te treffen.
De commissie maakt de aandachtspunten voor de verenigingen via de universitaire website publiek.
De commissie brengt jaarlijks aan de colleges van bestuur verslag uit van haar werkzaamheden. Dit verslag wordt via de universitaire website publiek gemaakt.