Procedure voor behandeling van klachten en berichten over ernstige voorvallen tijdens de kennismakingstijd van studentengezelligheidsverenigingen
- Indien zich een ernstig voorval voordoet meldt het bestuur van de betrokken studentengezelligheidsvereniging dit onmiddellijk bij de unitmanager Education & Student Affairs (E&S). Mocht een melding direct binnenkomen bij de commissie Kennismakingstijd studentengezelligheidsverenigingen (commissie KMT), dan stelt de commissie de unitmanager E&S op de hoogte.
- Van een klacht of bericht over een ernstig voorval informeert de unitmanager E&S het lid van het College van Bestuur dat belast is met studentenzaken, de Secretaris van het College van Bestuur, de unitmanager Marketing & Communicatie (M&C) en de voorzitter van de commissie KMT. De unitmanager E&S en de unitmanager M&C wegen af of de melding kan leiden tot een calamiteit waarbij de inzet van het Calamiteiten Team Operationeel (CTO) wenselijk is.
- Als dit het geval is, wordt ook de voorzitter van het CTO geïnformeerd.Het College van Bestuur kan besluiten dat voorafgaande aan het onderzoek door de commissie KMT de unitmanager E&S een vooronderzoek uitvoert. De uitkomsten van het vooronderzoek worden vertrouwelijk voorgelegd aan het College van Bestuur. Daarbij wordt een advies gevoegd over de verdere afhandeling die kan bestaan uit (1) laten rusten van de zaak, (2) onderzoek door de commissie Kennismakingstijd studentengezelligheidsverenigingen of (3) informeren van de justitiële autoriteiten, wanneer strafbare feiten worden vermoed.
- Het onderzoek van de commissie is erop gericht om vast te stellen wat er is gebeurd en te beoordelen of daarbij sprake is van een ernstig voorval. Dat oordeel beperkt zich niet tot de vraag of de vereniging zich aan eerder gemaakte afspraken heeft gehouden, maar ook of hetgeen is gebeurd al dan niet maatschappelijk aanvaardbaar is.
- De commissie hoort daartoe –indien van toepassing- de klager(s), een of meer leden van het bestuur van de studentengezelligheidsvereniging en nadere betrokkenen of belanghebbenden bij het voorval.
- De commissie brengt rapport uit aan het College van Bestuur. Dat rapport bevat de uitkomsten van het onderzoek en een oordeel over het gebeurde.
- De commissie krijgt bij deze werkzaamheden ambtelijke ondersteuning van de unit E&S.
- Het College van Bestuur nodigt het bestuur van de desbetreffende vereniging uit ten einde omtrent de klacht of het voorval te worden gehoord. Het College van Bestuur vermeldt daarbij de beslissing die het College zich voorneemt te nemen en vraagt hierop de reactie van de betrokken vereniging.
- Het College van Bestuur besluit daarna of en zo ja, welke maatregelen worden genomen. De mogelijke maatregelen zijn (1) waarschuwing met het oogmerk dat de vereniging in overleg met de commissie KMT aanpassingen aanbrengt in de opzet en uitvoering van de kennismakingstijd, (2) waarschuwing in combinatie met een proeftijd, (3) tijdelijke intrekking van privileges, (4) schorsing van de erkenning, van de daaraan verbonden faciliteiten en andere voorzieningen zoals bestuursbeurzen en subsidie eerstejaars en (5) beëindiging van de erkenning, van de daaraan verbonden faciliteiten en andere voorzieningen zoals bestuursbeurzen en subsidie eerstejaars. Het College van Bestuur informeert de Universiteitsraad.
- Het College van Bestuur stelt de betrokken vereniging en de klager(s) op de hoogte van de genomen maatregelen.
- In gevallen waarin deze procedure niet voorziet, kan het College van Bestuur beslissen.