Steeds meer verzoeken om onderzoeksondersteuning en steeds complexere projecten. Dat konden de medewerkers van de afdeling onderzoeksondersteuning niet meer bolwerken. Daarom werd er twee jaar geleden een project gestart waarin ESSB en Engagement Research Services van de EUR samenwerken: One-Stop Research Shop. Nu, na twee jaar, kunnen de resultaten gedeeld worden met de andere faculteiten, zodat iedereen er zijn voordeel mee kan doen. Teamleider onderzoekondersteuning Flora Vanlangendock vertelt erover.
‘Vijf jaar geleden waren er twee beleidsmedewerkers bij Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB) die verantwoordelijk waren voor subsidieaanvragen, onderzoeksbeleid en datamanagement. Nu zijn er twaalf mensen die honderden medewerkers ondersteunen’ vertelt Flora Vanlangendonck, projectleider en hoofd onderzoeksondersteuning. Voor onderzoek wordt steeds vaker privaat geld en subsidies aangevraagd, omdat de overheid bezuinigt. ‘Dat zijn langlopende, complexe procedures, die soms jaren duren. Bovendien zijn er allerlei andere regels bijgekomen.’ Alle onderzoeken moeten bijvoorbeeld ethisch getoetst worden. Privacy is ook aan steeds strengere regels onderworpen en er is veel aandacht voor open science, waarbij data, software en publicaties in een zo vroeg mogelijk stadium van het onderzoek gedeeld worden.
‘Het project was in het begin heel complex. We wisten niet eens precies waar we moesten beginnen. We hadden natuurlijk wel een projectplan opgesteld en we wisten wat onze doelen waren: we wilden de onderzoekondersteundende diensten verbeteren, we wilden beter zichtbaar en vindbaar zijn en we wilden tools ontwikkelen die andere faculteiten ook kunnen gebruiken. Maar we wisten niet wat de uitkomsten zouden zijn. Het was vooral een uitdaging om te besluiten welke van de vele processen we wilden betrekken in het project en om daar een goede methode bij te kiezen.’
Processen stroomlijnen
De projectgroep besloot te gaan werken met design thinking, een manier van denken en werken waar de gebruiker centraal staat en die zeer geschikt is om complexe problemen op te lossen. Daarom zijn er eerst heel veel gesprekken gevoerd met onderzoekers. Wat heb je nodig? Waar heb je behoefte aan? Wat mis je nu in de ondersteuning? Dezelfde vragen werden ook gesteld aan de ondersteuners. Dat leverde 100 verschillende problemen op, die in overkoepelende thema’s werden verdeeld: samenwerking, werkdruk, digitale infrastructuur, processen en rollen, erkenning en beleid.
Omdat er aandacht was voor werkprocessen, voelden medewerkers zich gesteund en wilden meedenken en meeveranderen. Vanlangendonck: ‘Soms maken kleine dingen een groot verschil. Waarom kiezen mensen voor mailen als je ook kunt bellen? Dat is vaak sneller, omdat je gelijk door kunt vragen en het is persoonlijker, wat de onderlinge relaties ten goede komt. Dubbele winst.’ Het geldt ook voor grotere processen. Als een wetenschapper kort voor een deadline een subsidie aanvraagt, loopt de werkdruk bij de subsidieadviseur op. ‘Het spiegelt elkaar’, zegt Vanlangendonck, ‘hoe drukker de wetenschapper, hoe drukker de ondersteuners. De stress verplaatst zich vervolgens door de hele keten ondersteuners die betrokken zijn bij de voorbereiding van een aanvraag. Dus niet alleen de subsidieadviseur, maar ook de projectcontroller, coördinator bedrijfsvoering, datasteward enzovoort heeft hier last van. Door die processen te stroomlijnen neemt de werkdruk af.’
Voordelen van het project
Vanlangendonck: ‘De voordelen van dit project bleken al snel voor iedereen duidelijk: collega’s leren elkaar kennen en kunnen elkaar inspireren, de mindset kan veranderen, er ontstaat wederzijds begrip en het werkplezier neemt toe.’ De uitdagingen bleven ook helder. Want wat was nou de beste aanpak om processen te stroomlijnen? Bovendien bleek het behoorlijk arbeidsintensief en er was, door opgelegde bezuinigingen, minder geld beschikbaar dan gedacht. De financiering gebeurde vanuit de strategie van Erasmus Universiteit en er werd opgetrokken met de afdeling ERS, Engagement Research Services, de afdeling die onderzoeksondersteuning biedt aan de hele universiteit. ‘Genoeg uitdagingen, maar vooral genoeg positiviteit’, concludeerde Vanlangendonck.
Resultaten
Soms bleek dat zowel wetenschappers als ondersteuners niet precies wisten hoe een bepaald proces eigenlijk liep of er bleek geen proces te zijn. ‘We hebben veel winst geboekt door processen vast te leggen’, zegt Vanlangendonck. ‘Zo zijn er nu bijvoorbeeld checklists bij de start van projecten en bij grote projecten is er een kick-off met alle betrokkenen, wetenschappers en ondersteuners, waar besproken wordt wat de stappen en belangrijke momenten in een onderzoek zijn.’
Intranet MyEUR wordt heringericht, zodat informatie en documenten daar beschikbaar en vindbaar zijn. Dat maakt het voor wetenschappers makkelijker om zelf informatie op te zoeken. Ieder half jaar gaat een groep mensen alle teksten op MyEUR kritisch doorlopen, zodat het een overzichtelijke en toegankelijke tool blijft. Vanlangendonck: ‘We zien nu al dat er meer bezoekers zijn op MyEUR.’
Een andere oplossing is het slim gebruiken van de SharePoint-omgeving. Wetenschappers mailden vaak al hun stukken naar verschillende ondersteuners, maar zetten ze nu in SharePoint. Een project aanmaken, privacycheck doen of een datamanagementplan opstellen kan nu zonder dat de wetenschapper al zijn paperassen naar verschillende ondersteuners moet mailen.
Doelen behaald
‘We hebben onze doelen gehaald’, zegt Vanlangendonck. ‘Soms op een andere manier dan gedacht. Het is natuurlijk nog niet af. We gaan in 2025 verder met het implementeren van de oplossingen. En vanaf januari willen we onze ervaringen en resultaten delen met de hele universiteit.’
Er zijn bijvoorbeeld visuals gemaakt, waarop de route van de afgelopen jaren zichtbaar is, inclusief de ‘drempels’. Vanlangendonck: ‘Daar kunnen anderen hun voordeel mee doen. We hebben ook een ‘menukaart’ ontwikkeld waarop de deskundigheid van de ondersteuners terug te vinden is. Wil een team bijvoorbeeld meer weten over open science, dan komt een datasteward daar 30 minuten over vertellen.’
Innovatief
One-Stop Research Shop was voor Erasmus Universiteit een nieuw soort onderzoek, omdat het eindresultaat vooraf niet concreet was. ‘De onderzoeksondersteuning moet beter, dat was het einddoel, maar wat dat precies betekende en hoe we dat voor elkaar gingen krijgen, dat was een puzzeltocht’ zegt Vanlangendonck. ‘Innoveren met design thinking was waardevol. En met onze toolkit kunnen andere afdelingen nu aan de slag. Ik ben trots dat het project goed verlopen is. Ik ben er vooral trots op dat we het met elkaar gedaan hebben. Er zat energie op, want we wilden met z’n allen ESSB beter maken.’
- Meer informatie
Dit interview maakt onderdeel uit van Spark. Met deze interviews willen we aandacht geven aan de positieve impact die het onderwijs en onderzoek van de facuteit hebben op de samenleving. De verhalen in Spark geven een inkijkje in waar ESSB-studenten, alumni, medewerkers en onderzoekers warm van worden.
Contact: Britt van Sloun, redactie en communicatie ESSB, vansloun@essb.eur.nl
