De EUR-procedure voor samenwerking met stakeholders

Stap 1 Het formulier invullen

Voor de eerste ontmoeting met een docent die partners zoekt voor zijn/haar cursus, sturen de kennismakelaars eerst een formulier naar de docent. In dit formulier vragen ze naar praktische zaken zoals het onderwerp van de cursus, het aantal benodigde partners, de specifieke uitdagingen, de aanvangsdatum en de duur van de cursus. Dit verschaft de kennismakelaars meer inzicht in de behoeften van de docent en de inhoud van de cursus. Op basis van deze informatie wordt intern bepaald wie de contactpersoon wordt voor de betreffende docent en of de kennismakelaars deze docent kunnen helpen. Het is bijvoorbeeld niet wenselijk om een of twee maanden voor de aanvangsdatum van de cursus te beginnen met zoeken, aangezien de kennismakelaars duurzame relaties willen bevorderen. Het doel is om ongeveer vier maanden voor het begin van de cursus met dit proces te beginnen.

Stap 2 Ontmoeting met de docent & kennismakelaars

Tijdens de bijeenkomst wordt dieper ingegaan op het type stakeholders en de aard van de problemen en cases. De kennismakelaar bespreekt alle punten om een duidelijk beeld te krijgen van de cursus, zodat hij/zij deze behoeften kan vertalen naar externe partners. Er worden veel praktische vragen gesteld over de cursus, omdat dit ook de vragen zijn die externe partijen hebben. Externe partners willen graag precies weten wat er van hen wordt verwacht en of ze daar wel of niet mee akkoord moeten gaan. Als het te lang te vaag of onduidelijk blijft, bestaat de kans dat de externe partijen zich terugtrekken.

Het valt op dat veel docenten voor dezelfde uitdagingen staan: Hoe gaan we om met partners? Hoe zorgen we ervoor dat de verwachtingen van docenten, studenten en externe partners duidelijk zijn? Hoe zorgen we ervoor dat studenten die zelfstandig contact opnemen met stakeholders dit op een beleefde en professionele manier doen? De kennismakelaars geven hier advies over en bieden ook een aantal tools die eerder samen met de betrokken docenten zijn ontwikkeld, zoals een samenwerkingsdocument en een e-module voor studenten over hoe om te gaan met stakeholders.

Voor sommige cursussen wordt een samenwerkingsovereenkomst gesloten met onze partners. In deze context is bewust gekozen voor een document in plaats van een contract of een overeenkomst. De nadruk ligt niet op de verplichtingen van de externe stakeholders, maar eerder op het bevorderen van de samenwerking tussen de drie betrokken partijen (studenten, docenten en externe partners). Deze overeenkomst is vooral gericht op hoe elke partij bijdraagt en wat anderen van hen kunnen verwachten. Wat kunnen de studenten bijdragen? Wat kan de stakeholder verwachten van de studenten (en omgekeerd)? En wat is de rol van de docent hierin? En vooral, wat kunnen deze partijen van elkaar verwachten? In deze benadering ligt de nadruk op samenwerking en vertrouwen in plaats van wantrouwen. Ook wordt het verantwoordelijkheidsgevoel erdoor bevorderd en wordt de samenwerking transparanter en rechtvaardiger.

Na de eerste kennismaking maakt de kennismakelaar een Teams-kanaal aan. Dit kanaal dient als centraal punt voor belangrijke documenten en communicatie via chat. Updates over de zoektocht naar, de identificatie van en het overleg met stakeholders worden regelmatig in de chat geplaatst door zowel de kennismakelaar als de docent. Daarnaast worden cruciale documenten zoals het formulier, een werkdocument met een overzicht van stakeholders (met statusupdates zoals ‘afgerond’ of ‘in afwachting van een reactie van de docent’), en een selectie van eindproducten van studenten (zoals adviesrapporten) verzameld en geüpload door de docent. Op basis hiervan krijgt de kennismakelaar een beeld van wat studenten met stakeholders kunnen doen. Alle essentiële documenten worden binnen dit kanaal bewaard, ook voor de lange termijn en het volgende jaar wanneer de docent weer hulp zoekt bij partners.

Voor bepaalde cursussen worden ook studenten van het studenteninitiatief Erasmus Verbindt toegevoegd, omdat de kennismakelaars nauw met hen samenwerken rond specifieke thema’s. Dit helpt ook om docenten te ontlasten, zodat ze niet met twee verschillende partijen hoeven te communiceren. Naast chatten zullen ook regelmatig contactmomenten tussen de kennismakelaar, de docent en eventueel de contactpersoon van EV plaatsvinden via Online Teams.

Stap 3 De zoektocht voorbereiden

Na de kennismakingsbijeenkomst wordt een webpagina gemaakt met een specifieke oproep van de EUR tot het indienen van kwesties. Deze oproep wordt verspreid via sociale media (LinkedIn) door de docent, de kennismakelaar en/of Impact at the Core. Daarnaast worden de oproepen gedeeld via de halfjaarlijkse nieuwsbrief of de nieuwsbrieven van partnerorganisaties zoals het lokale gezondheidsplatform Gezond010 of het grootste Nederlandse werkgeversnetwerk VNO-NCW. Bovendien worden de oproepen via persoonlijke netwerken verspreid en doorgestuurd. Er worden regelmatig updates gegeven via chat, en via Teams-vergaderingen vinden contactmomenten met de docent plaats om het proces te bewaken en ervoor te zorgen dat er voldoende stakeholders meedoen voor deze cursus.

Stap 4 Externe stakeholders introduceren en koppelen aan de docent  

In deze actieve fase worden mogelijke matches voor de docent gezocht. De kennismakelaars ontvangen leads, praten met mensen, verspreiden de oproep en ontvangen reacties via de nieuwsbrief of sociale media. De kennismakelaars zitten niet stil. Ze bellen en e-mailen binnen hun netwerken en gaan actief op zoek naar samenwerkingen die ze geschikt achten. Ze ontvangen ook reacties op de oproepen. Dan is het aan de kennismakelaars om contact op te nemen met deze eerste contacten, hun behoeften te onderzoeken en te kijken of ze overeenkomen met waarnaar de docent op zoek is. Snelheid​is hier belangrijk: de docent laat binnen 24 uur via de chat weten of de potentiële partner potentieel heeft door onder andere de website of het verzoek om hulp te controleren. Als de docent het interessant vindt, stuurt de kennismakelaar een verbindende e-mail en wordt er contact gelegd. De docent beoordeelt of het een goede match is of niet. Dit proces gaat door tot de deadline nadert.

Stap 5 Afronding van de cursus en samenwerking

Tijdens de cursus is er, indien nodig, contact tussen de docent en de kennismakelaar. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als het contact met de externe partner wat moeizaam verloopt of als de verwachtingen niet helemaal op één lijn liggen. In dat geval kan het helpen als de kennismakelaar contact opneemt met de externe partner om diens behoeften te bespreken en te kijken of deze in de toekomst misschien beter geschikt is voor andere cursussen.

Voor de eindpresentaties van de studenten bepaalt de coördinatie tussen de docent en de kennismakelaar wie de uitnodiging naar de externe partijen stuurt, inclusief praktische informatie over de locatie en tijden van de presentaties. Routebeschrijvingen voor zowel de auto als het openbaar vervoer en een plattegrond van de EUR-campus zijn essentieel.

Daarnaast vindt er vooraf afstemming plaats over een budget voor geschenken als teken van waardering. Dit wordt gewaardeerd, omdat stakeholders vrijwillig hun tijd in het project hebben geïnvesteerd. Een kleine blijk van waardering voor hun inspanningen is daarom op zijn plaats.

Tijdens de eindpresentatie is de kennismakelaar gewoonlijk aanwezig. Dit biedt de mogelijkheid om externe partijen weer te ontmoeten, bij te praten en natuurlijk om te peilen of er nog steeds interesse is in dezelfde cursus, of misschien in een ander onderwerp of verdere samenwerking.

Na de eindpresentaties verstuurt de kennismakelaar (in overleg met de docent) ook de presentaties en een bijbehorende tevredenheidsenquête over hoe de samenwerking is verlopen en wat er verbeterd kan worden (bijvoorbeeld op het gebied van communicatie en duidelijkheid over de cursus).

Tot slot worden er evaluaties gepland met de docent en de kennismakelaar. In de meeste cursussen is het ook aan te raden om evaluaties uit te voeren tussen de docent en de stakeholders.