In het eerste kwartaal van het kalenderjaar ontvangen de geaffilieerde instelling een addendum op het affiliatiecontract met daarin het geprognotiseerde aantal jaarplaatsen en de begrote affiliatievergoeding voor het komende jaar.
De geaffilieerde instellingen factureren aan het Erasmus MC op 1 april, 1 juli en 1 oktober in het lopende kalenderjaar 25% van de totale geprognotiseerde financiële vergoeding (onder vermelding van het ordernummer) . In het eerste kwartaal van het daaropvolgende jaar stelt Erasmus MC een eindafrekening op. De eindafrekening is gebaseerd op het aantal gerealiseerde jaarplaatsen, zoals geregistreerd door het Onderwijs Service Centrum (OSC) van het Erasmus MC. Een volledig ingevuld beoordelingsformulier geldt als objectieve vaststelling dat het coschap daadwerkelijk is gelopen. Het OSC stelt de specificatie van het aantal gerealiseerde jaarplaatsen vast samen met de geaffilieerde instelling. Geaffilieerde instellingen factureren Erasmus MC vóór 1 juli van hetzelfde jaar het bedrag van de eindafrekening.
Een coassistent is vrij om te bepalen waar hij/zij de keuze en oudste coschappen loopt. Dit kan zowel plaatsvinden in een geaffilieerde instelling als in een niet geaffilieerde instelling. Daar waar sprake is van een geaffilieerde instelling wordt de vergoeding volgens het affiliatiecontract geregeld. Daar waar het gaat om een niet-geaffilieerd ziekenhuis is hieronder de procedure uitgewerkt.
Facturering coschappen instellingen zonder affiliatiecontract
- Indien een coassistent zijn keuze of oudste coschap loopt bij een niet geaffilieerd ziekenhuis, kan deze instelling ook een vergoeding ontvangen. De regisseur affiliaties maakt in dit geval na goedkeuring voor de plek door de opleidingscoördinator van de master Geneeskunde afspraken met het betreffende ziekenhuis;
- Na afloop van het doorlopen van het oudste of keuzecoschap wordt een factuur verstuurd onder vermelding van de juiste kostenplaats. De hoogte van de vergoeding en de kostenplaats kan opgevraagd worden bij de regisseur affiliaties van het Erasmus MC;
- Daar waar een niet geaffilieerd instelling meerdere oudste en keuze oudste coschappen in huis heeft kan facturatie eenmaal per jaar plaats vinden aan het einde van ieder jaar. Wanneer hier sprake van is, wordt door de regisseur affiliaties afspraken hierover gemaakt met het desbetreffende ziekenhuis.