Veerkracht en flexibiliteit in een ambigue bedrijfsomgeving

Onzekere, verwarrende tijden

Door het coronavirus verkeert het bedrijfsleven in verwarring en onzekerheid, net als de rest van de wereld. We staan voor een probleem waarvan we weinig weten. We hebben geen idee wat voor uitkomsten de coronacrisis allemaal zou kunnen hebben, we weten niet precies wat de gevolgen zijn van onze beslissingen en we zijn al helemaal niet in staat om statische kansen te berekenen. Kortom, de coronacrisis plaatst ons midden in een ambigue wereld. De vraag is voor nu, en voor de toekomst: Hoe gaan we om met de (potentiële uiting van) ambiguïteit van de bedrijfsomgeving?

Financiële gezondheid

Allereerst is het van belang dat een organisatie financieel gezond is. Daarvoor moet deze door het najagen van een bevredigende winst een reserve opgebouwd hebben, zoals we in ons eerste artikel beschrijven. Verder is een goed ingericht Data-, Informatie- en Kennismanagementsysteem nodig. Met de hierin beschikbare informatie kan je de krachten en zwaktes van de organisatie in kaart brengen. Als er zich dan een crisis voordoet, kan snel beslist worden welke processen van vitaal belang zijn en waar de klappen het beste kunnen worden opgevangen. Zodoende heeft een organisatie een grotere veerkracht. Je kunt er ook voor kiezen om een overschot in productiecapaciteit, voorraden en in toeleveranciers op te bouwen. Dit gaat echter gepaard met hoge kosten. Tegelijk is het zo dat overcapaciteit slechts voordeel oplevert in de zeer onwaarschijnlijke situatie van ernstige ontwrichting (Sheffi, 2005, The resilient enterprise: overcoming vulnerability for competitive advantage).

Leiderschapsstijl en organisatiecultuur

Verder is de gehanteerde leiderschapsstijl en de organisatiecultuur van belang bij het omgaan met ambiguïteit. Het helpt als leidinggevenden zich eraan wennen om mensen in vrijheid hun werk uit te laten voeren. Deze professionele vrijheid houdt in dat men zelf grotendeels mag beslissen waar, wanneer en hoe men de werkzaamheden uitvoert. Uiteraard wordt deze vrijheid begrensd door de professionele eisen aan snelheid en kwaliteit. Aangezien ambigue situaties zich noch qua verloop, noch qua invloed laten voorspellen, is het nodig om de kracht van creativiteit binnen de organisatie zoveel mogelijk naar boven te halen. Het blijkt uit meerdere onderzoeken dat dit het beste lukt door medewerkers vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid te geven. Deze cultuur van onderling vertrouwen beperkt zich niet tot de medewerkers, maar is ook van belang in de relatie met externe belanghebbenden als leveranciers en klanten. Een relatie met vertrouwen biedt namelijk meer mogelijkheden om tijdens een crisis in het gezamenlijke belang te handelen.

Kijken naar nieuwe mogelijkheden

De bovengenoemde creativiteit houdt ook in dat het verstandig is om gedurende de ambigue situatie te experimenteren. Aangezien niets zeker of betekenisvol te voorspellen is, is het nu het moment om als organisatie naar nieuwe mogelijkheden te kijken. Een flexibele organisatie gaat over op andere, in deze crisis digitale, methoden om het werk toch voortgang te laten vinden. Als de bestaande routines en werkwijzen onmogelijk worden, is het essentieel dat een organisatie kan overschakelen op alternatieven. Scholen zijn op dit moment bijvoorbeeld massaal overgegaan op online lessen om het onderwijs niet volledig te staken, en de leerlingen niet aan hun lot over te laten. Innovatie kan ook tijdelijk zijn, zoals de groothandels Sligro en Makro die hun winkels nu openstellen voor consumenten. Koffiebarretjes en cafetaria veranderen zich in een afhaalplek, zodat ze toch nog enige omzet kunnen draaien. Zo helpt creativiteit in het omgaan met een crisis.

Conclusie

Concluderend zien we dat het voor de veerkracht van organisaties van belang is om voldoende (financiële) reserves op te bouwen. De veerkracht wordt tevens vergroot wanneer in de bedrijfscultuur vrijheid en vertrouwen de boventoon voeren. Hiermee is de organisatie financieel en cultureel veerkrachtig, en is dan goed in staat om om te gaan met crisissituaties als de huidige coronacrisis. Ook belangrijk is het dat de organisatie goed geïnformeerd is over haar bedrijfsprocessen, zodat ze weet welke in crisistijd om aandacht vragen. Wanneer deze dingen op orde zijn, is een organisatie veerkrachtig en zal niet zomaar aan een crisis ten onder gaan!