Senior Management Assistent Dean's Office

Introductie

Het team Dean's Office levert diensten aan Erasmus School of Economics met als doel management, onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering te ondersteunen. Dit doen we op het gebied van beleid, privacy, legal, procesmanagement en medezeggenschap.

Functie-omschrijving

Als senior management assistent in het team van Dean’s Office maak je deel uit van het secretariaat met 2 collega secretaresses. Je bent een essentiële schakel binnen de school en bent verantwoordelijk voor diverse administratieve, organisatorische en ondersteunende taken die de dagelijkse gang van zaken binnen de school soepel laten verlopen. Je rapporteert aan het Hoofd Dean’s Office.

Je bent hoofdzakelijk verantwoordelijk voor de ondersteuning van de Decaan:

• Mailboxbeheer, agendabeheer en correspondentie van de Decaan.
• Verzamelen en klaarzetten van vergaderstukken van o.a. het College van Bestuur.
• Mede indienen van College van Promoties dossiers.
• Administratieve ondersteuning voor de Council for Appointments and Promotions (CBBA).
• Back-up voor voorbereiding en verslaglegging van MT-vergaderingen en Directeurenoverleg en monitoren actielijsten.
• Plannen van activiteiten en/of events voor en door het MT.
• Bijhouden van de omvangrijke MT Jaarkalender.

Verder werken we aan een aantal projecten om de dienstverlening en werkzaamheden van het secretariaat in kaart te brengen en te verbeteren. Denk hierbij aan het opstellen van een handboek Secretariaat en in het beschrijven van diverse processen. Jij zal hierin een pro-actieve rol spelen.

Overall taken en verantwoordelijkheden secretariaat:

• Mailboxbeheer, agendabeheer en correspondentie.
• Centraal aanspreekpunt op het secretariaat voor diverse vragen en verzoeken.
• Administratief verwerken van in- en uitdiensttreding van (nieuwe) collega’s.
• Verwerken van mutaties in het HR-personeelssysteem.
• Behandelen en goedkeuren van inkomende facturen.
• Plannen en organiseren van o.a. vergaderingen, events, reizen, bijeenkomsten.
• Achtervang van je collega’s op het secretariaat bij diens afwezigheid.

Functie-eisen

• Afgeronde relevante hbo-opleiding aangevuld met minimaal 5 jaar werkervaring;
• Of een afgeronde relevante mbo-opleiding aangevuld met minimaal 8 jaar werkervaring;
• Uitstekende kennis en ervaring van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote) en Microsoft Teams;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels (niveau B2), zowel mondeling als schriftelijk;
• Analytische, planmatige en probleemoplossende organisator met hands-on mentaliteit;
• Loyaal, integer, discreet, empathisch en diplomatiek.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is zo snel mogelijk. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.218 en € 4.298 bruto per maand Schaal 8, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Erasmus School of Economics (ESE). De functie heeft een omvang van 0,8 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd. Heb je al een vast contract binnen onze organisatie? Dan behoud je dit. 

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
   
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
   
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
   
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
   
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst

Erasmus School of Economics (ESE) behoort tot een van de grootste faculteiten van Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) met meer dan 7000 studenten en 340 fte personeel. De geschiedenis grijpt terug tot 1913, het jaar waarin het particulier initiatief tot oprichting van de Nederlandsche Handels-Hoogeschool op brede steun mocht rekenen van het Rotterdamse bedrijfsleven. Een voortdurende focus op kwaliteit van onderzoek en opleidingen heeft geleid tot een toonaangevende faculteit die meedraait in het mondiale academische speelveld. De faculteit bestaat uit vier verschillende capaciteitsgroepen: bedrijfseconomie, algemene economie, toegepaste economie en econometrie. Hierin zijn de wetenschappers werkzaam die dagelijks topprestaties leveren op het gebied van onderwijs, onderzoek en impact. De capaciteitsgroepen en de decaan van de faculteit worden ondersteund door de afdeling Bedrijfsvoering onder leiding van de directeur bedrijfsvoering, bestaande uit het bestuurssecretariaat, business control, Human Resources Management, IT/IV, support, privacy office en andere facilitaire onderdelen.

Solliciteren

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl. Meer informatie over de functie kun je verkrijgen bij Chantal Brokerhof via chantal.brokerhof@ese.eur.nl. 

De sollicitatieprocedure bestaat uit 2 gesprekken en vinden plaats in week 13 en 14. Je kunt tot en met de sluitingsdatum solliciteren voor deze functie. Voeg je motivatiebrief en CV toe bij je sollicitatie.

We zien je sollicitatie graag tegemoet! 

EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.