Office Manager

Introductie

Het Leiden-Delft-Erasmus Centre for Big, Open and Linked Data (BOLD) Cities is een samenwerkingsverband tussen de Universiteit Leiden, Technische Universiteit Delft en de Erasmus Universiteit Rotterdam. Wij richten ons op de rol en mogelijkheden van Big, Open en Linked Data (BOLD) voor het leven in en het besturen van de stad. Ons doel is om door middel van onderzoek en publieksactiviteiten steden slimmer, inclusiever en transparanter te maken voor en met burgers en bestuurders.

Ter versterking van ons team zijn wij op zoek naar een all-round officemanager. In deze veelzijdige en zelfstandige functie ondersteun je het team bij diverse organisatorische en administratieve werkzaamheden. De functie omvat diverse verantwoordelijkheden, waaronder het agendabeheer, financiële administratie en ondersteuning van het bestuur- en stuurgroep. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor facilitaire zaken en zorg je voor een soepele organisatie van interne en externe vergaderingen en evenementen.

Je komt te werken in:

• Een informele en gezellige werksfeer, met veel ruimte voor eigen initiatief en een hecht kernteam.
• Een uitdagende en afwisselende functie binnen drie universiteiten, waar je werkt op het snijvlak van wetenschap, technologie en maatschappelijke impact.
• Een kantoor in het Mandeville-gebouw op de 19e verdieping, met een prachtig uitzicht over Rotterdam.
• Een dynamische werkomgeving, waarin flexibiliteit en de mogelijkheid om mee te groeien in een snel veranderend landschap centraal staan.

Functie-omschrijving

Doordat jij komt te werken in een dynamische omgeving, zullen de taken ook uiteenlopen. Jij hebt het overzicht en brengt hier structuur in aan. De belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Ondersteuning van de wetenschappelijk directeur, waaronder het beheren van de agenda en het organiseren van afspraken en vergaderingen;
• Organisatie van vergaderingen en evenementen, inclusief het regelen van zaalreserveringen, catering en andere faciliteiten;
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen van het team, bestuur en de stuurgroep, en het bijhouden van actie- en besluitenlijsten;
• Planning en control cyclus LDE: Zorgen voor tijdige voorbereiding en verzending van jaarplannen, begrotingen en jaarverslagen;
• Secretariële ondersteuning: Praktische en administratieve ondersteuning van het team, inclusief financieel en administratief beheer;
• Financiële ondersteuning, zoals het assisteren bij financiële rapportages en het onderhouden van contact met de ESSB en LDE-controller;
• Beheer van projectdocumenten en het onderhouden van het digitale archief op het gebied van financiën, administratie en communicatie.

Functie-eisen

Ben jij georganiseerd, proactief en een echte teamspeler? Voor deze rol zoeken we iemand met oog voor detail en de flexibiliteit om snel te schakelen.  Jij herkent jezelf in de onderstaande punten:

• Goede beheersing van MS Office-programma's en IT-middelen, essentieel voor het beheren van administratieve taken en digitale archivering;
• Sterke basis in administratieve en organisatorische processen;
• Een zelfstandige en proactieve houding, waarbij je in staat bent om prioriteiten te stellen, structuur aan te brengen en probleemoplossend te werken;
• Accuraat, stressbestendig en flexibel, met het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende taken in een dynamische werkomgeving;
• Je werkt goed zowel zelfstandig als in teamverband, en je weet effectief samen te werken met collega's en externe partners;
• Beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse (een pre) taal, zowel mondeling als schriftelijk, om effectief te kunnen communiceren met verschillende stakeholders;
• Ervaring als secretaresse of management/office assistent is een pre, waarbij eerdere ervaring in een vergelijkbare rol waardevol is voor het efficiënt uitvoeren van de dagelijkse verantwoordelijkheden.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is 1 januari 2025. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.186 en € 4.255 bruto per maand schaal 8, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB). De functie heeft een omvang van 0,6 fte - 0,8 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
   
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
   
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
   
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
   
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
   
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst

De Erasmus School of Social en Behavioural Sciences kent een grote diversiteit aan wetenschappelijke disciplines: bestuurskunde, pedagogische wetenschappen, psychologie en sociologie. Tevens het Erasmus University College, IHS, en twee onderzoeksinstituten RISBO en DRIFT zijn aan de faculteit verbonden. Deze grote variatie is ook terug te zien in onze (internationale) bachelor- en masteropleidingen en in het onderzoek. De activiteiten van de faculteit zijn altijd gericht op mens en samenleving. Onze activiteiten zijn altijd gefocust op mensen en de maatschappij. Bij ESSB staat fundamenteel, internationaal georiënteerd onderzoek hoog in het vaandel. Maatschappelijk onderzoek ten behoeve van professionals, het beleid en de samenleving maakt ook onderdeel uit van de onderzoeksactiviteiten. De faculteit biedt een stimulerend onderzoeksklimaat waar belangrijke nationale en internationale onderzoeksubsidies worden binnengehaald. Aansprekende gastonderzoekers uit binnen en buitenland werken er voor kortere of langere tijd en er werken ambitieuze promovendi. Ons onderwijs is kleinschalig en werkt met innovatieve onderwijsvormen, zoals Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Zowel de Nederlandstalige als Engelstalige opleidingen worden jaarlijks goed gewaardeerd door studenten en alumni.

De opleidingen die binnen deze wetenschapsgebieden verzorgd worden, bedienen op dit moment bijna 4000 studenten. De ESSB telt daarnaast meer dan 400 medewerkers.

Groep

Department Of Public Administration and Sociology (DPAS)

DPAS huisvest de wetenschapsgebieden Bestuurskunde en Sociologie. Twee nauw verwante disciplines met ieder een eigen profiel. De Bestuurskunde richt zich op vraagstukken van bestuur, beleid en organisatie. Hierbij gaat de aandacht uit naar de werking en de effectiviteit van het bestuurlijk optreden en van beleidsmatige interventies. Binnen de Bestuurskunde in Rotterdam is er veel aandacht voor veranderende verhoudingen, bijvoorbeeld in publieke-private samenwerking of in netwerken of ketens van organisaties die een bestuurlijke verantwoordelijkheid delen. De Sociologie onderzoekt de sociale structuur van samenlevingen en veranderingen die daarin plaatsvinden. De Rotterdamse sociologie richt zich onder andere op verschijnselen als globalisering en individualiseringen en de doorwerking daarvan in internationale sociale verhoudingen, de arbeidsmarkt of familierelaties. Maatschappelijke vraagstukken die hiermee samenhangen betreffen migratie, flexibilisering en solidariteit. Het bestuurskundige en het sociologische perspectief vullen elkaar aan en staan samen borg voor een relevante en wetenschappelijk hoogwaardige bestudering van bestuurlijke en maatschappelijke vraagstukken. De bachelor- en masterprogramma's van DPAS zijn op dit profiel gebouwd en leiden studenten op tot wetenschappelijk geschoolde professionals.

Afdeling

Team Public Issues & Imaginaries (PI&I) bestaat uit meer dan 30 interdisciplinaire docenten en onderzoekers met achtergronden in, onder andere, Sociologie, Science & Technology Studies, Bestuurskunde en Media Studies en met verbindingen zowel binnen als buiten de universiteit. We produceren kennis om vormen van samenleven (menselijk en meer-dan-menselijk) te verbeelden met minder exploitatie, extractie en ongelijkheid en die meer democratisch, duurzaam en bevrijdend zijn. We ontwikkelen onderwijs en onderzoek over grote hedendaagse publieke kwesties (urban politics, work & digitalization, migration, race, gender, class & inequality, global warming & sustainability) om ons zo met een verscheidenheid aan publieken te engageren. Onze manier van samenwerken, voor en met publieken, is op drie manieren onderscheidend:

1. We zijn kritisch in onze analyses en constructief in onze interventies ten aanzien van publieke kwesties;
2. We zien onderwijs en onderzoek naar publieke kwesties als manieren om anderen te betrekken bij de productie van kennis en mogelijkheden voor meer rechtvaardige toekomsten;
3. We willen met onze manier van (samen-)werken de bestaande wetenschappelijke en academische praktijk transformeren door te kiezen voor kwaliteit boven kwantiteit, engagement boven isolement, diversiteit boven monocultuur en goede werkrelaties boven een competitieve ratrace.

Additionele informatie

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl.

Meer informatie over de functie kun je verkrijgen bij Dr.Jiska Engelbert via engelbert@essb.eur.nl. 

Solliciteren

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in januari. 

Je kunt tot en met de sluitingsdatum solliciteren voor deze functie. Voeg je motivatiebrief en CV toe bij je sollicitatie.
We zien je sollicitatie graag tegemoet.

EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.