Office-Assistent Ombudsfunctionaris

Introductie

Als Office-Assistent zorg je ervoor dat achter de schermen alles soepel verloopt zodat de Ombudsfunctionaris zich volledig kan richten op diens werkzaamheden. Thema’s als sociale veiligheid en integriteit zijn belangrijk voor jou. Door jouw werk draag je bij aan het creëren van een veilig werk- & studieklimaat voor alle medewerkers en studenten van onze universiteit.

Vanuit een onafhankelijke en gezaghebbende positie signaleert de Ombudsfunctionaris trends op gebied van sociale veiligheid en integriteit, en adviseert hierover aan de organisatie. Tevens kan de Ombudsfunctionaris onderzoek instellen naar (sociaal) onveilige situaties.

Functie-omschrijving

In deze functie ben jij de rechterhand van onze Ombudsfunctionaris. Je biedt administratieve ondersteuning, zorgt voor overzicht en structuur, organiseert bijeenkomsten en draagt bij aan analyses en onderzoeken. Je bent daarnaast het eerste contactpunt voor medewerkers en studenten die in gesprek willen met de Ombudsfunctionaris. Je hebt daarom een toegankelijke, proactieve werkhouding en combineert vriendelijkheid met tact en integriteit. De omgeving waar je in komt te werken is dynamisch, veeleisend en afwisselend. Het vraagt om iemand die goed kan schakelen en zowel zelfstandig als in samenwerking kan opereren. Vanwege de onafhankelijke positie die je samen met de Ombudsfunctionaris inneemt, verricht je geen andere werkzaamheden binnen de EUR.

Concreet bestaan je belangrijkste werkzaamheden uit:

• Algemene secretariële werkzaamheden en agendabeheer;
• Bijhouden van de mailboxen van de Ombudsfunctionaris;
• Contactpunt van de Ombudsfunctionaris voor medewerkers en studenten;
• Opstellen en afhandelen van correspondentie en archivering daarvan;
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten;
• Opzetten en bijhouden van interne communicatiemedia;
• Registreren en analyseren van meldingen;
• Bijwonen en notuleren van gesprekken;
• Voorbereiden van en meewerken aan analyses en onderzoeken.

Functie-eisen

• Aantoonbaar uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel in woord als geschrift (niveau C1);
• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Je ben communicatief sterk, integer en representatief;
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig;
• Grondige kennis en goede beheersing van Microsoft Office.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is 1 maart 2025. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.218 en € 4.298 bruto per maand Schaal 8, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam. De functie heeft een omvang van 0,5 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar, en kan bij gebleken geschiktheid en bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
   
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
   
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
   
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
   
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst

De Ombudsfunctionaris werkt onafhankelijk en valt dan ook niet onder een specifieke faculteit of dienst.

Solliciteren

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl. Meer informatie over de functie kun je verkrijgen bij Wico Verbaan wico.verbaan@eur.nl of via 06 41813480.
De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gesprekken. De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 8 (maandag en dinsdag tussen 9.00 - 14.00 uur) en week 9 (dinsdag en donderdag tussen 9.00 en 11.00 uur).

Je kunt tot en met de sluitingsdatum solliciteren voor deze functie. Voeg je motivatiebrief en CV toe bij je sollicitatie.
We zien je sollicitatie graag tegemoet.

EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.