Financial Administrative Assistant

Introductie

Werk jij graag in een team dat internationale studenten en academici ondersteunt bij al hun administratieve financiële processen en zie jij jezelf als een teamspeler, lees dan verder.
Wij zijn op zoek naar een financieel administratief medewerker bij het International Institute for Social Studies (ISS) in Den Haag. ISS is een instituut van de Erasmus Universiteit.

Functie-omschrijving

Als financieel administratief medewerker ondersteun je de projectcontroller bij het correct managen van de extern gefinancierde projecten. Je ondersteunt de business controller bij de financiële administratie voor ISS in het algemeen. Je beheert zelfstandig de financiële administratie met betrekking tot studenten en rapporteert hierover aan de business controller.

Dit doe je door actief informatie te verzamelen en indien nodig met collega's te overleggen. Je maakt de nodige boekingen, overzichten en facturen en controleert de administratie op fouten. Je werkt nauw samen met de centrale administratie van de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) en je bent een belangrijke vraagbaak voor diverse financiële zaken voor ISS-medewerkers en -studenten.

De belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Informatie verzamelen bij diverse collega's en systemen, overzichten en rapportages opzetten en bijhouden.
• Opstellen van facturen en verrekeningen met andere EUR-organisatieonderdelen.
• Maken van boekingen met betrekking tot projecten, beursbetalingen, studentenhuisvesting, studentenverzekeringen en reiskosten en betalingsherinneringen sturen naar studenten en andere debiteuren bij betalingsachterstanden en deze opvolgen.
• Controleren van diverse tussen- en grootboekrekeningen en zorgen voor afstemming. Genereren en controleren van financiële overzichten uit het ERP-systeem (momenteel SAP) en indien nodig correcties doorvoeren.
• Controleren van declaraties en tijdsoverzichten op juistheid en volledigheid. Verstrekken van financiële monitoringinformatie en -analyse van kleine projecten.
• Beantwoorden van vragen van studenten en collega's over diverse financiële zaken en procedures.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde MBO+ opleiding in een financiële of administratieve richting met enkele jaren relevante werkervaring in projectadministratie.
• Je bent een proactieve, flexibele persoonlijkheid en vindt het een leuke uitdaging om processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Wij bieden en vragen een hoge mate van zelfstandigheid.
• Je bent resultaatgericht, nauwkeurig en hebt sterke (interculturele) communicatieve vaardigheden; een uitstekende beheersing van Engels en Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling, is een vereiste.
• Je hebt uitstekende vaardigheden in Excel en ruime ervaring in het maken en opstellen van rapportages. Ervaring met ERP-systemen, bij voorkeur SAP.
• Je voelt je comfortabel in, en hebt gevoel voor het werken in een sterk interculturele omgeving, deels alleen Engels en deels alleen Nederlands sprekend.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is zo spoedig mogelijk en je standplaats is het International Institute of Social Studies (ISS), gevestigd in Den Haag. Deze functie is voor 0,8 FTE. Het salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring en bedraagt tussen de € 3.186 en € 4.255 bruto per maand (schaal 8) op fulltime basis (38 uur), conform de CAO-NU. Het contract wordt aangegaan voor de duur van een jaar en kan bij goed functioneren en ongewijzigde organisatorische omstandigheden worden omgezet in een vast contract.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
   
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
   
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
   
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
   
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
   
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst

Het International Institute for Social Studies (ISS) is een zeer diverse internationale gemeenschap van wetenschappers en studenten uit het mondiale Zuiden en het Noorden, uit meer dan 50 verschillende landen. Het brengt mensen, ideeën en inzichten samen in een multidisciplinaire setting die kritisch denken en innovatief onderzoek naar fundamentele sociale problemen voedt, stimuleert en promoot. De sterke partnerschappen met organisaties en individuen in ontwikkelingslanden vormen een netwerk waarin we kennis co-creëren, zodat onderwijs en onderzoek maatschappelijk relevant blijven. De sleutel tot de filosofie en praktijk van het ISS is de wens om bij te dragen aan het bereiken van sociale rechtvaardigheid en gelijkheid op mondiaal niveau. Ons onderzoek richt zich op het begrijpen van ontwikkelingsproblemen die in verschillende delen van de wereld bestaan. Met ons onderwijs streven we ernaar om onze studenten op te leiden tot wereldkritische burgers, professionals en change agents die een verschil kunnen maken in de wereld. ISS verwerft en beheert ook extern gefinancierde projecten voor onderwijs, onderzoek en capaciteitsopbouw van een breed scala aan donoren.

Groep

Als  financieel admistratief medewerker werk je binnen de Professional Services van het Instituut. De Professional Services  bestaan uit diverse afdelingen, waaronder studentenadministratie, het welfare office, het projectenbureau, faciltaire diensten en het team Financiën en Control. Bij Professional Services werken ca 45 medewerkers.

Afdeling

Het team Financiën en Control is verantwoordelijk voor het financieel en administratief beheer van de activiteiten die ISS uitvoert, waaronder projecten. Dit doen we door nauwkeurig te administreren, door juiste en tijdige informatie te verstrekken en door het management en collega's te adviseren over financiële en control zaken.

Het team bestaat uit een business controller, een projectcontroller en een financieel administratief medewerker. De werksfeer bij ISS ​​is informeel en wordt gekenmerkt door een hoge mate van loyaliteit en collegialiteit.

Additionele informatie

EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.

Solliciteren

Je kunt tot en met de sluitingsdatum solliciteren voor deze functie. Voeg je motivatiebrief en CV toe bij je sollicitatie. De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 45.

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl. Meer informatie over de functie kun je verkrijgen bij Arnoud Legerstee, business controller, via legerstee@iss.nl of tel: +31(0)70-4260497.

We zien je sollicitatie graag tegemoet.