Coördinator Bedrijfsvoering bij Erasmus School of Economics (0,8 fte)

Introductie

De functie coördinator bedrijfsvoering is een mooie, uitdagende functie waar geen dag hetzelfde is! Op het ene moment ben je bezig om (kleine) issues op te lossen en op een ander moment ga je met collega’s van verschillende afdelingen in gesprek over hun wensen ten aanzien van de huisvesting binnen hun afdeling. Je vertegenwoordigt de school op centraal niveau als ‘demand manager’ en haalt op wat er op de campus gebeurt en welke impact dat kan hebben voor de school. Je weet op het juiste moment binnen de school te communiceren over o.a. aanstaande werkzaamheden en onderhoud. Het ontwikkelen van een stevig intern en campus breed netwerk is van belang voor het succesvol invullen van deze functie.

De nieuwe coördinator bedrijfsvoering heeft van nature goed zicht en gevoel voor operationele processen, is professioneel en sociaal vaardig en maakt makkelijk contact met collega’s ongeacht hun functie of rol in de school. Je neemt eigenaarschap voor de werkzaamheden waar jij verantwoordelijk voor bent. Je maakt je snel vaardig in de werkzaamheden, de processen en bijbehorende systemen. Je beheerst een structuur waarin je snel en duidelijk inzicht kan geven over lopende zaken. De coördinator ontwikkelt zich snel in wat de medewerkers van de school nodig hebben en op welke manier we werken. Je bent iemand met een open en proactieve houding en schroomt niet om initiatief te tonen en mee te denken. Je denkt en adviseert in kansen en mogelijkheden. Samenwerken is voor de coördinator vanzelfsprekend en je weet op het juiste moment overleg te plannen of te sparren. Je bent tijdig en duidelijk in je communicatie en doet dit in correct Nederlands en/of Engels.

Functie-omschrijving

De functie valt uiteen in 5 kernactiviteiten: 

• Facility management: het afhandelen en/of monitoren van calls met betrekking tot werkvoorzieningen of het gebouw.
• Kleinschalige projecten: denk hierbij aan interne verhuizingen of wijzigingen aan werkplekken of vergaderruimtes. Maar ook projecten die betrekking hebben op systemen en ICT.
• FLAT-check: het coördineren van de FLAT-check procedure (Finance-Legal-Audit-Tax). Alle contracten, offertes en subsidieaanvragen gaan door een zogenaamde FLAT-check controle. Jij bent uitvoerend beheerder van dit proces en draagt zorg voor de communicatie en archivering daarvan. Gedurende dit proces ben je ook de contactpersoon binnen de school.
• Contractmanagement: het beheren van de contracten die de school aangaan, ook binnen de campus brede richtlijnen en systemen. Je bent betrokken bij inkoop- en contractmanagement en aanbestedingen die relevant zijn voor de school.
• Veiligheid: je beheert de richtlijnen en procedures van de school over veiligheid en calamiteiten en het communiceren daarvan. Je organiseert bijeenkomsten over veiligheid en bereid de veiligheidscommissie voor. Je neemt de rol van preventiemedewerker op je en maakt deel uit van het team preventiemedewerkers van de school met een coördinerende taak. Je bent contactpersoon voor de BHV en maakt een plan van aanpak en coördineert de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E).

Functie-eisen

Deze functie vraagt om flexibiliteit en zelfstandigheid in de uitvoering van je werkzaamheden. Eigen inzicht wat prioriteit heeft en deze in overleg met collega’s (laten) uitvoeren. Een belangrijk onderdeel is de ‘interne klant’ gevraagd en ongevraagd te adviseren over de wensen die ze hebben. Er wordt verwacht dat je deze wensen omzet in verschillende voorstellen of oplossingen, planning en kosten. Je bent goed zichtbaar in de school en mensen weten je te vinden. Je bent op de hoogte wat er speelt in de verschillende afdelingen en kan tijdig anticiperen op aanstaande veranderingen.

Vanwege de veelzijdigheid aan taken is goed timemanagement van belang en afstemming tussen uitvoerende- en administratieve werkzaamheden.

Procesmanagement is een belangrijk onderdeel binnen deze functie. Je hebt ervaring in het beschrijven van processen en neemt initiatief in het verbeteren van bestaande processen. Je stemt dit goed af met de verschillende stakeholders en hiervoor werk je nauw samen met de adviseur Bedrijfsvoering.

Om dit goed uit te kunnen voeren vragen wij:

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding en je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands (C1) en Engels (C1/CEFR) of bent bereid een cursus te volgen om dit niveau Engels te behalen.
• Je hebt ervaring en bent succesvol geweest in het beschrijven van processen, het analyseren van huidige processen en het doen van voorstellen voor verbeteringen.
• Je beschikt over overtuigingskracht en organisatiesensitiviteit.
• Je communiceert helder en duidelijk met leveranciers en externe partijen.
• Je bent een netwerker en onderhoudt goed je interne- en externe contacten.
• Je bent klantgericht, accuraat.
• Je beheersing van MS-office programma’s is goed.
• Kennis en ervaring met project- en procesmanagement is een pré.
• Je bent in het bezit van -of je bent bereid om- een Green Belt training te volgen.
• Ervaring in het adviseren over arbeidsrisico’s en maatregelen is een pré. De cursus Preventiemedewerker wordt aangeboden voor deze functie.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is medio maart/april 2025. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen tussen de € 3.537 en € 5.331 bruto per maand, schaal 9 of 10, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Erasmus School of Economics (ESE). De functie heeft een omvang van 0,8 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar, en kan bij gebleken geschiktheid en bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
   
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
   
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
   
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
   
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst

Erasmus School of Economics (ESE) behoort tot een van de grootste faculteiten van Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) met meer dan 7000 studenten en 340 fte personeel. De geschiedenis grijpt terug tot 1913, het jaar waarin het particulier initiatief tot oprichting van de Nederlandsche Handels-Hoogeschool op brede steun mocht rekenen van het Rotterdamse bedrijfsleven. Een voortdurende focus op kwaliteit van onderzoek en opleidingen heeft geleid tot een toonaangevende faculteit die meedraait in het mondiale academische speelveld. De faculteit bestaat uit vier verschillende capaciteitsgroepen: bedrijfseconomie, algemene economie, toegepaste economie en econometrie. Hierin zijn de wetenschappers werkzaam die dagelijks topprestaties leveren op het gebied van onderwijs, onderzoek en impact. De capaciteitsgroepen en de decaan van de faculteit worden ondersteund door de afdeling Bedrijfsvoering onder leiding van de directeur bedrijfsvoering, bestaande uit het bestuurssecretariaat, business control, human resources management, IT/IV, support, privacy office en andere facilitaire onderdelen.

Afdeling

Je plek bij Erasmus School of Economics is bij Operations binnen het team Dean’s Office en Hoofd Dean’s Office is je leidinggevende. Je collega’s binnen dit team (12 fte) ondersteunen de school vanuit verschillende disciplines. Dit varieert van beleidsontwikkeling, (strategische) ondersteuning managementteam, research support, medezeggenschap tot advisering bedrijfsvoering. De diversiteit van functies binnen ons enthousiaste team bindt ons met het gezamenlijk doel namelijk het kwalitatief goed ondersteunen van de school.

Additionele informatie

Deze functie is een on campus functie dat inhoudt dat thuiswerken niet tot de mogelijkheden behoort en je 4 dagen op de campus bent binnen de reguliere werktijden. Operations en dus ook Dean’s Office hebben geen vaste werkplekken maar maken gebruik van flexibele werkplekken.

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl. Meer informatie over de functie kun je verkrijgen bij Chantal Brokerhof via chantal.brokerhof@ese.eur.nl. 

Solliciteren

De sollicitatieprocedure bestaat uit 2 gesprekken: de eerste ronde interviews staan gepland op 11 februari 2025 en op 13 februari 2025. De tweede ronde interviews staan gepland op maandag 17 februari 2025. De vacature blijft open staan totdat een geschikte kandidaat/kandidate is gevonden. 

Voeg je motivatiebrief en CV toe bij je sollicitatie, we zien je sollicitatie graag tegemoet! 

EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.