Plaats jezelf in de schoenen van een eerstejaars universiteitsstudent op zijn eerste dag. Je bevindt je in een nieuwe omgeving, ontmoet nieuwe mensen en leert nieuwe dingen. Hoe zorg je ervoor dat je toegang hebt tot de meest cruciale informatie die je nu of later in je studieloopbaan nodig hebt? In dit interview spraken we met Marjolein Timmers, universitair docent in Law & Health Care aan Erasmus School of Health Policy and Management (ESHPM), die met steun van de Community for Learning & Innovation (CLI) een innovatieproject is gestart om de onboarding-ervaring van bachelorstudenten binnen haar faculteit te verbeteren.
Wat houdt het project in?
De verandering in de onboardingprocedure die Marjolein en haar team hebben doorgevoerd, was veelomvattend: het veranderen van het Canvas-kanaal en de pagina's waartoe elke bachelorstudent bij ESHPM toegang heeft, het maken van informatieve video's en animaties, evenals het verwerken van deze en nog veel meer in een kick-off dag, introductieweek en in het onderwijs en de berichtgeving aan studenten. Met al deze methoden wilden ze de cruciale informatie delen die studenten nodig hebben tijdens hun studie. Bijvoorbeeld de systemen die de universiteit gebruikt, zoals MyEUR en Osiris, hoe je je kunt inschrijven voor herkansingen en wie de studieadviseurs zijn. “We wilden dat studenten weten waar deze informatie te vinden is, zodat ze het kunnen vinden wanneer ze het nodig hebben”, vertelt Marjolein. “We willen dit zo makkelijk mogelijk maken, zodat ze hun tijd kunnen besteden aan hun opleiding en niet aan het zoeken naar deze informatie. We willen niet dat het vinden van deze informatie een doorslaggevende factor is voor het succes van hun opleiding."
De inspiratie voor het project kwam naar aanleiding van het Seniorkwalificatie Onderwijs (SKO) traject waar Marjolein aan deelnam, georganiseerd door Risbo en ondersteund door de CLI. Tijdens dit traject moesten deelnemers een project bedenken waarmee ze hun onderwijs zouden verbeteren. “Na de SKO wilde ik het project verder ontwikkelen en daadwerkelijk uitvoeren, en dat is me gelukt met de hulp van CLI”, legt Marjolein uit. Ze vertelt dat het niet alleen haar project is, maar het project van velen. Onboarding is een faculteitsbreed proces en dus moeten er veel mensen betrokken zijn bij de ontwikkeling en implementatie ervan. Daarnaast was er ondersteuning van Risbo voor de inhoud van het onderwijs en hulp van de CLI voor het projectmanagement.
Studenten betrekken
Na de start van het project kwamen Marjolein en haar team met een heleboel ideeën over wat er moest veranderen en hoe dat moest gebeuren. Dit was echter alleen hun perspectief. Voor iets dat zo studentgericht is als onboarding, hadden ze ook de mening van de student zelf nodig. "We organiseerden verschillende focusgroepen met studenten om beter te begrijpen wat hun behoeften zijn en welke uitdagingen ze tegenkomen als ze aan de universiteit beginnen. En we wilden hun feedback over de veranderingen die we wilden doorvoeren", zegt Marjolein. Een voorbeeld van een verbetering die voortvloeide uit de focusgroepen was de toegankelijkheid van de informatie: studenten gaven aan dat het voor hen cruciaal was dat de informatie bij de introductie was geoptimaliseerd voor hun smartphone als ze de Canvas-app gebruikten. Een aspect waar het team eerder niet veel aandacht aan had besteed.
Op basis van de focusgroepen werd waardevolle informatie gebruikt om de nieuwe inwerkmodules en hulpmiddelen te ontwikkelen. Informatie werd efficiënter weergegeven. Het is bijvoorbeeld mogelijk om door relevante onderwerpen te klikken in plaats van door grote teksten heen te scrollen, en er werden verschillende kleuren gebruikt om verschillende onderwerpen gemakkelijker te herkennen. Bovendien bevatten de gemaakte video's animaties om de informatie op een duidelijkere manier weer te geven. Ook groepen zoals de examencommissie werden in de video's opgenomen om de studenten bekend te maken met wie ze zijn, wat ze doen en wanneer ze benaderd kunnen worden. Bij het delen van al deze informatie wilden Marjolein en haar team zo inclusief mogelijk zijn en rekening houden met de communicatievoorkeuren van de studenten. Daarom kozen ze voor zowel schriftelijke handleidingen als videomateriaal om aan meer voorkeuren tegemoet te komen.
Toekomst van het project
Voor de toekomst van het project benadrukt Marjolein het feit dat onboarding niet per se faculteitspecifiek is, maar eerder universiteitsbreed. Ze noemt twee collega's van de Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB) die ook werken aan het verbeteren van de onboarding voor hun studenten, en ziet faculteitsoverstijgende samenwerking dus als een noodzakelijke volgende stap. Verder geeft ze toe dat er meer komt kijken bij onboarding dan efficiënte informatiesystemen. Er is ook een persoonlijk aspect, om ervoor te zorgen dat de student al deze nieuwe ervaringen aankan. Ze benoemt dat er bijeenkomsten zijn tijdens de mentorprogramma's waar studenten kunnen praten over hoe ze hun eerste jaar aan de universiteit ervaren, maar ze ziet de noodzaak om meer te doen in deze zin.
- Universitair Docent
- Meer informatie
Ben je geïnteresseerd in het verbeteren van de onboarding van studenten binnen jouw faculteit? Of heeft dit artikel je geïnspireerd om een innovatieproject aan te vragen voor je eigen innovatieve ideeën? Ga dan naar deze pagina en neem contact op met de CLI.
- Gerelateerde links
- Meer CLI nieuws