Zo’n 2400 tentamens worden elk collegejaar op campus Woudestein afgenomen. Het roosteren ervan is handwerk en wordt in eerste instantie door elke faculteit apart gedaan. Uit een casestudy van de master Econometrics and Management Science blijkt dat ook anders te kunnen. Onder leiding van universitair hoofddocent Remy Spliet ontwikkelde een groep studenten een set algoritmes om tentamenroosters automatisch op te stellen voor alle faculteiten. Dr. Remy Spliet vertelt er meer over.
Hoe kwamen jullie op het idee een casestudy voor de tentamenroosters te ontwikkelen?
"We merken dat studenten steeds meer behoefte hebben om aan maatschappelijke thema’s te werken en niet zozeer aan een case met als doel om de winst van een bedrijf te maximaliseren. Tot voor kort werkten we vooral samen met grote bedrijven zoals PostNL, KLM of NS. Een casestudy ging dan bijvoorbeeld om het plannen van treinen of cabinepersoneel voor een vlucht. Dit jaar hebben we voor het eerst een casestudy voor het Erasmus MC gedaan waarbij het plannen van bevolkingsonderzoek in derdewereldlanden centraal stond. Die casestudy was erg populair onder de studenten. Ook het plannen van tentamenroosters staat dichtbij hun belevingswereld. Bovendien gaat het hierbij om een planningsvraagstuk dat al langer binnen de EUR leeft en veel tijd kost. Gelukkig waren Stella Verbrugge van Education and Student Affairs (E&S) en de roosteraars van de faculteiten meteen enthousiast en wilden ze hier graag aan meewerken."
Hoe worden de tentamenroosters nu gemaakt?
"De roosteraars maken per faculteit een ideaal rooster op basis van kennis en ervaring. Ze werken met computerprogramma’s waarin je het rooster kan weergeven en conflicten kunt zoeken, maar er is geen algoritme dat de planning maakt. Vervolgens coördineert E&S dat de roosters van alle faculteiten samenkomen. In vergaderingen worden de conflicten geïdentificeerd en opgelost. Dat kost veel tijd."
Wat zijn de studenten gaan doen?
"Hun opdracht was om voor alle faculteiten in één keer een geïntegreerd rooster te maken voor collegejaar 23-24. Het eerste obstakel was dat de EUR niet één datasysteem heeft waarin staat welke tentamens afgenomen moeten worden. Uiteindelijk hebben we via een website van de universiteit een dataset kunnen afleiden, met duidelijke tekortkomingen, maar goed genoeg voor de casestudy. Vervolgens zijn vier groepjes van vier studenten met alle roosteraars gaan praten om de voorkeuren per faculteit boven water te krijgen. De meeste faculteiten willen bijvoorbeeld liever geen tentamens op zaterdag of in de avond, maar sommige juist wel omdat hun deeltijdstudenten dan niet werken. Sommige opleidingen willen liever geen tentamens voor bijvoorbeeld Bachelor 2 en 3 op dezelfde dag omdat sommige studenten die vakken moeten herkansen. Met dit pakket aan beperkingen zijn de studenten aan de slag gegaan. Ik vond het heel cool om te zien dat alle groepjes binnen twee weken een code hadden klaarliggen die in een handomdraai een rooster maakt dat voldoet aan alle harde eisen en een bepaalde afweging maakt tussen de voorkeuren. Vervolgens zijn ze per groepje aan de slag gegaan met specifieke wat-als-vragen, bijvoorbeeld wat gebeurt er als er 50% meer studenten zijn of als de tentamens standaard twee uur duren in plaats van drie uur?"
Wat leverde de casestudy op?
"De studenten konden voor het eerst kwantitatieve inzichten geven, bijvoorbeeld dat de huidige capaciteit aan ruimte voldoende is. Afgelopen jaar zijn het sport- en het Van der Goot-gebouw in de drukste weken ingezet als noodcapaciteit. Uit de casestudy bleek dit niet nodig te zijn als alle zalen op de campus voor tentamens zouden worden ingezet. Maar om zo’n planning met de hand te maken lijkt mij nagenoeg onmogelijk en daarnaast zijn lang niet alle zalen ideaal ingericht voor tentamens. Ook kwamen de studenten erachter dat het niet veel oplevert als de tentamens worden ingekort naar twee uur zodat er vier in plaats van drie tentamenmomenten per dag zijn.Dat bleek ook voor de studentenaantallen te gelden. De echte bottleneck zat in de diversiteit aan voorkeuren. Als je de tentamens voor Bachelor 2 en 3 op verschillende dagen wilt doen en tegelijkertijd niet in de avond en op zaterdag, dan zit daar op een gegeven moment een einde aan."
Was het een eye-opener voor de roosteraars en E&S?
"Ja, met name één specifiek moment tijdens de presentatie. Een groepje had in hun powerpoint een slide gemaakt met een rooster voor de tentamenweek voor kerst, de drukste week in het jaar. Hieruit bleek dat de extra capaciteit niet nodig was geweest als alle zalen van de campus voor tentamens zouden worden ingericht. Toen een roosteraar opmerkte dat er ook tentamens op de zaterdag voor kerst waren ingepland, terwijl dat niet de bedoeling was, klapten de studenten hun laptop open, sloten de zaterdag uit en konden met een druk op de knop het nieuwe rooster laten zien. De monden vielen open. Dat was voor mij echt een heel gaaf moment. En voor de studenten ook, want ze hoorden voor het eerst dat wat ze doen echt impact maakt. Ik was echt trots."
Dit is dus een groot succes... wordt het ingevoerd?
"Dat is lastiger dan je denkt. Het algoritme moet worden omgezet in roostersoftware en daarvoor heb je eerst een goed en uniform datasysteem nodig. Vervolgens moeten de voorkeuren nog beter in beeld komen en worden geprioriteerd. Daarna kan iemand de software bouwen, intern of extern. Er komt dus heel wat bij kijken. Maar het is heel fijn dat iedereen enthousiast is en de mogelijkheden ziet. Als beslisondersteunend systeem zou het de roosteraars enorm helpen, waardoor zij meer tijd kunnen besteden aan hoe ze de studentenbelangen het beste kunnen bedienen met het roosteren. Want zeg nu eerlijk, je maakt je als opleiding niet populair als je tentamenrooster niet goed is. Dat wil je voorkomen."
- Professor
- Meer informatie
Remy Spliet studeerde econometrie aan de EUR, promoveerde in 2013 bij het Econometrisch Instituut van Erasmus School of Economics en is er sinds juli 2017 universitair hoofddocent. "Ik behoor bijna tot het meubilair." Zijn onderzoeksgebied is Operations Research, met een specialisatie in transport, en richt zich vooral op routegeleidingsproblemen (vehicle routing). Zowel de fundamentele wetenschap die daarachter zit als de toegepaste component hebben zijn volle aandacht. Met verschillende promovendi werkt hij bijvoorbeeld al jaren samen met AH.nl aan de logistiek van het thuisbezorgen door slimme algoritmes te ontwikkelen. Een bedrijf als ORTEC zet dit vervolgens om in software. Remy geeft les bij de opleiding Econometrie en de master Econometrics and Management Science. Daarnaast maakt hij deel uit van de opleidingscommissie van Econometrie.